Innerhalb Qontos

Wie wir Qonto nutzen, um unsere Buchhaltung zu vereinfachen

April 16, 2020 by Qonto Deutschland
Finance Manager Qonto

Hadrien arbeitet seit bald zwei Jahren bei Qonto. Ihm haben wir es zu verdanken, dass unsere Finanzen so gut verwaltet werden! Gehälter, Monatsberichte, Human Resource Information System, die Erfassung der Ausgaben bis hin zur Steuererklärung: All diese Aufgaben bergen nicht nur keine Geheimnisse für ihn – sie machen aus Hadrien auch unseren aktivsten Qonto Nutzer!

Die Ausgaben? Teamsache! 🙌

Wir haben bei Qonto die gleichen Bedürfnisse wie unsere Kunden. Ob Dienstreisen oder Berufsauslagen: Einige unserer alltäglichen Aufgaben gehen mit Ausgaben einher.

„Wir haben uns dazu entschieden, allen Mitarbeitern von Qonto, die gelegentlich berufliche Auslagen haben, Zahlungskarten auf ihren Namen auszustellen. Weshalb? Nun, bei unseren Qonto Teams fallen gelegentlich im Rahmen ihrer Tätigkeit gewisse Ausgaben an, genau wie bei unseren Kunden auch.“

Zahlungskarten an die Mitarbeiter auszuteilen – so erläutert Hadrien – vereinfacht nicht nur die Verwaltung der Ausgaben von jedem einzelnen. Darüber hinaus wurden die betroffenen Mitarbeiter im Umgang mit Betriebsausgaben sensibilisiert. Außerdem sind die Zahlungsmittel an den Bedarf eines jeden angepasst. Ob virtuell oder physisch – die Limits und Funktionen können pro Karte individuell festgelegt und in Echtzeit geändert werden. 🎉

„Buchführung ist Teamarbeit! Sobald ein Teammitglied mit der Qonto Card gezahlt hat, muss nur noch der zugehörige Beleg fotografiert und direkt unter der entsprechenden Transaktion in seiner App hochgeladen werden.“

Ein weiterer wesentlicher Punkt: Mit unseren Teamkarten nutzen die Qonto Mitarbeiter ihr eigenes Produkt. Doch warum ist das so wichtig?

„Wir sind unsere ersten Nutzer: Wir kreieren Inhalte, von denen wir uns selbst angesprochen fühlen. Das gibt unseren alltäglichen Aufgaben Sinn. Dadurch, dass wir unser Angebot selbst nutzen, können wir uns einfacher in unsere Kunden hineinversetzen. Hindernisse, denen sie möglicherweise begegnen, Anwendungsweisen und auch ihren gelegentlichen Frust verstehen wir so noch besser.“

Schnell und einfach Ausgaben und Belege verwalten

„Jedes Unternehmen muss seine Zahlungseingänge und -ausgänge mit einem Buchhaltungsbeleg nachweisen. In jedem Fall müssen wir alle Originalbelege für eine mögliche Kontrolle aufbewahren. Doch ich gewinne mit jedem Mitarbeiter, der seine Belege in Qonto ablegt, 30 Minuten Zeit pro Monat. Wenn man das auf ein Unternehmen hochrechnet, ist der Zeitgewinn beachtlich!“

Hadrien freut sich, dass er nicht mehr stundenlang nach Belegen suchen muss. In fünf randvoll gefüllten Schuhkartons nach einem Kassenbon zu kramen, dürfte in der Tat nicht gerade ein Vergnügen gewesen sein. Immerhin, mit etwas Glück war der Beleg wenigstens nicht zur Hälfte verblichen! 🙉

„Ich muss nur einen Betrag oder einen Namen ins Suchfeld eingeben, um alle Informationen abzurufen, die ich im Moment benötige. Das ist so viel praktischer als alles, was ich bisher gewohnt war! Ich gewinne Zeit – und außerdem ist die Benutzeroberfläche viel klarer aufgebaut als die Tools, die in der Branche bisher gebräuchlich waren!“

Doch der Zeitgewinn macht an dieser Stelle nicht Halt! Hadrien erklärt, wie Qonto auch die Berechnung des Mehrwertsteuersaldos vereinfacht. „Jedes Qonto Teammitglied bestätigt den Mehrwertsteuersatz, der von der App automatisch über den Buchungsbeleg ermittelt wird. Auf diese Weise können wir den Saldo ganz schnell berechnen. Im Falle einer Kontrolle durch die Finanzbehörden finden wir alle Belege, Beträge und die entsprechenden Mehrwertsteuersätze sehr einfach wieder.”

Ein weiterer entscheidender Vorteil: eine zeitlich unbegrenzte Archivierung! 

„Ich kann Belege wiederfinden, die älter als drei Jahre sind. Für die Buchführung bedeutet das ein großes Plus! Bei einer traditionellen Bank lassen sich meist nur die Kontoauszüge der letzten drei Monate aufrufen.“

Fehlende Belege sammeln – mit nur einem Klick

Einen Zahlungsbeleg sofort auf Qonto abzulegen ist eine bewährte Vorgehensweise, die den Alltag des Verantwortlichen für Finanzen erheblich vereinfacht. Dennoch vergessen jeden Monat einige Mitarbeiter, Belege über Transaktionen hochzuladen. Für den einzelnen Mitarbeiter handelt es sich um ein kleines Versehen, doch für Hadrien wird daraus eine ins Bodenlose wachsende Liste von fehlenden Belegen.

Falls Sie daran zweifeln sollten … bei Qonto sind wir auch nicht immer perfekt!

Was für Folgen hat unsere Unvollkommenheit für Hadrien? Vor jedem – bei Qonto monatlichen – Rechnungsabschluss geht er alle Transaktionen des Vormonats durch. Dabei überprüft er, bei welchen Zahlungsvorgängen die Belege fehlen – Mitarbeiter für Mitarbeiter. 🤯

„Das war ganz schön zeitaufwendig! Manchmal musste ich mehrere Erinnerungsmails an den gleichen Mitarbeiter schicken, um verschiedene Belege anzufordern. Dieses Vorgehen war nicht gerade ideal, weder für den Mitarbeiter noch für mich!“

Aus diesem Grund – um unsere Versehen wieder gut zu machen und den Alltag von Hadrien sowie aller anderen CFO und Buchhalter, die Qonto verwenden, zu vereinfachen – haben wir die Dinge in die Hand genommen!

Ab sofort erscheint ein Banner, das alle fehlenden Belege anzeigt, wenn Hadrien sich über seinen Buchhaltungs-Zugang einloggt, um den Rechnungsabschluss vorzunehmen. Mit nur einem Klick kann er anschließend eine Erinnerung an alle Mitarbeiter verschicken, die vergessen haben, eine Zahlung zu belegen. 😎 Ganz einfach und effizient!

Stundenlang fehlende Belege manuell anfordern? Nie wieder!

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