Equipo Qonto

Nuestro proceso de incorporación de nuevos talentos

July 02, 2019 by Qonto España
Onboarding Qonto

Querido departamento de Recursos Humanos, ya lo sabemos, el tema del proceso de incorporación os lleva persiguiendo desde que hicisteis las primeras prácticas… Y más que en ninguna otra parte, en una empresa que está experimentando un fuerte crecimiento, es una parte clave del proceso.

En apenas dos años, el equipo de Qonto ha pasado de 10 a 130 personas y sigue ampliándose a un ritmo digno de asustar a cualquier equipo de RRHH.

En Qonto, nos hemos planteado la siguiente cuestión: ¿Cómo incorporar a tantas personas, manteniendo la calidad y la eficacia habituales?

Somos conscientes de que los primeros días son decisivos para cualquier nuevo empleado, y por ello nos hemos centrado en concebir meticulosamente y mejorar constantemente nuestro proceso de incorporación. La frase que resumiría la mentalidad que hemos adoptado al respecto es la siguiente: “Nunca tendrás una segunda oportunidad de causar una buena primera impresión”.

En este artículo, queremos compartir con vosotros todos nuestros procedimientos, muy fáciles de implantar y efectivos, para dar la bienvenida a nuestros trabajadores y hacer que se sientan como en casa desde el primer momento.

En Qonto, nos aseguramos de que la primera semana de cada empleado gire en torno a estos tres puntos:

1 - Crear espíritu de equipo y la sensación de pertenecer a una comunidad

Sentirse bien recibido, saber que nos estaban esperando y estar inmerso en el equipo desde el primer momento, para entender la cultura de la empresa.

2 - Comprender el entorno de trabajo

Descubrir el funcionamiento interno de la empresa; desde el producto, hasta las particularidades del negocio, pasando por los recursos útiles del día a día. Todo esto es necesario para poder empezar. 

3 - Marcar objetivos claros

Cada nuevo miembro del equipo debe ser consciente al 100 % de cuáles son sus misiones y objetivos. Esto le permitirá establecer prioridades y tratar su puesto con mano izquierda.

A continuación, te explicamos cada una de las etapas del proceso en orden cronológico:

Antes de la incorporación

“¿Tomás? ¡Pues no sé quién es!”. Esta situación no es la ideal, estamos todos de acuerdo, ¿no? Por eso enviamos un correo electrónico a todo el equipo Qonto, anunciando la llegada del nuevo miembro. Incluimos una descripción y una foto para que todo el mundo pueda reconocer a los nuevos integrantes, antes incluso de que formen parte de la empresa.

Mail présentation onboarding Qonto

También invitamos a los nuevos miembros del equipo a que vengan a nuestros eventos de empresa, antes de su incorporación. No hay nada como brindar con el resto del equipo antes de unirse a él oficialmente, para que el primer día sea más fácil para todos.

El primer día

Todos hemos sentido los nervios del primer día; no sabes cómo se abre la puerta de entrada, no te acuerdas del piso y, sobre todo, no sabes muy bien lo que te espera una vez estés allí.

- “Eh, hola, soy el nuevo, me dijeron que viniera a las 9 h”.

Este tipo de momentos incómodos pueden evitarse fácilmente, si se organiza con suficiente antelación la llegada de los nuevos empleados.

  • Incorporaciones grupales

En vez de acoger a nuestros nuevos empleados uno por uno, hemos creado “promociones” (llegadas grupales), que se incorporan al equipo un lunes de cada dos semanas. Esto nos permite crear espíritu de equipo y ser más eficaces, en términos logísticos.

Esta fue la promoción del 15 de octubre de 2018, que ostenta el récord de la más numerosa de la historia de Qonto, ¡con 11 nuevos talentos!

La promotion du 15 octobre 2018
  • El kit de bienvenida

Para alimentar el sentimiento de integración desde los primeros momentos en Qonto, no hay nada mejor que el welcome pack con los colores de Qonto, que espera a su nuevo dueño encima de su mesa el día de la incorporación. Contiene: ordenador, camiseta, sudadera, bolsa, pegatina, taza y libreta.

Welcome pack onboarding Qonto
  • Como en casa

Todos los nuevos empleados son recibidos con un desayuno en nuestra cocina, junto a su equipo. Esto permite crear un ambiente agradable y acogedor, para que puedan presentarse y hablar con sus nuevos compañeros.

  • La parte técnica

“No, no tengo cuenta en Productboard, no sé cómo funciona”. Para evitar que esto pase, después llevar un mes en la empresa, no viene nada mal pasar un rato configurando todo lo necesario para empezar a trabajar.

Nuestra “Office & Happiness Manager”, Camille, ya es una verdadera experta, pues ayuda a nuestras nuevas incorporaciones a instalar en su MacBook todo lo que vayan a necesitar.

  • Tener la misma visión 

También creemos que es indispensable organizar una reunión con los fundadores para que puedan presentar la empresa, de primera mano, a los nuevos empleados. De esta manera, puedan entender perfectamente el origen de Qonto, su evolución, sus valores y su forma de trabajar.

  • Reunión con el responsable de equipo

Programar de forma sistemática una reunión con el manager de cada empleado, para definir cuáles son sus misiones, sus objetivos y su papel en Qonto (más allá de los puntos que aparecían en la oferta de empleo) es de vital importancia. 

La primera semana

La primera semana de uno de nuestros empleados es así:

Première semaine chez Qonto - Onboarding
  • Pasar un rato con el servicio de atención al cliente

Todas las nuevas incorporaciones de cualquiera de nuestros equipos, sin excepción, se ponen en la piel de un agente de servicio de atención al cliente durante, al menos, 2 horas y media. No hay nada mejor para entender el funcionamiento del producto y lo que buscan nuestros clientes.

  • Entender qué hace cada uno de nuestros equipos

Cuanto más crecemos, más escuchamos “¿pero quién hace qué”. Para que los nuevos miembros del equipo puedan situarse, solemos hacer un “tour” por nuestras oficinas, explicando cómo se organizan los equipos y qué hace exactamente cada uno de ellos.

  • Conocer a Alex y a Steve

Todas las promociones hacen una comida con Alexandre o con Steve, los dos socios fundadores de Qonto, y pasan un rato informal juntos, conociéndose y respondiendo preguntas.

Lo que dicen nuestros empleados tras sus primeros días

  • Cada opinión cuenta

Cada vez que un nuevo empleado se incorpora a Qonto, se programa dos sesiones de seguimiento, la primera después de un mes, con su responsable y la segunda dos meses más tarde con la responsable del departamento de RRHH.

A través de una serie de cuestionarios y gracias a estas sesiones, nos aseguramos de que todo el mundo tiene lo necesario para sentirse lo mejor posible en Qonto y llevar a cabo su labor. Además, valoramos mucho las opiniones de nuestros trabajadores, pues nos hacen mejorar y reinventarnos constantemente.

Hemos medido el índice de satisfacción de nuestros empleados y, tras el primer año, la media ha pasado de 4,5/5 a 4,7/5 en los últimos 6 meses 😌

Varias opiniones de miembros del equipo: 

“Las sesiones han estado genial, porque han sido muy claras, pero tampoco nos han saturado de información. Nos han dado los suficientes detalles para poder entender los objetivos y responsabilidades de los diferentes equipos.”

“Lo que más me ha gustado ha sido trabajar con el servicio de atención al cliente ya que, a mi parecer, es la mejor forma de aprender, además de que contribuye a la interacción con otros miembros del equipo.”

“Es muy positivo que los fundadores de la empresa se impliquen en el proceso de incorporación de los nuevos trabajadores.”

Para acabar, os dejamos 3 consejos que han sido cruciales para poder concebir todo este proceso:

1. Establecer un programa fijo

Para que todo el mundo pueda tener una experiencia similar, el programa es el mismo para todos los nuevos empleados. Esto nos permite simplificar y automatizar la organización, y asegurarnos de que todos nuestros equipos han recibido unos conocimientos de base comunes. Tener un proceso fijo no nos impide ser flexibles, y la programación puede variar, según las preferencias de cada manager, por ejemplo.

Tras estas primeras semanas, se envía un correo a todos los nuevos miembros de Qonto, recopilando toda la información que han recibido durante estos días, para que puedan conservarla y tenerla a mano si la necesitan más adelante.

2. Contar con los responsables de equipo

Es esencial que el manager del nuevo empleado esté implicado en el proceso de incorporación, ya que va a ser él o ella quien organice y guíe las reuniones de seguimiento, velando por la buena integración del nuevo miembro en su equipo. El responsable puede, evidentemente, modificar y adaptar el programa estándar si lo cree necesario.

3. Designar a una persona responsable del proceso

En Qonto, es Camille, nuestra “Office & Happiness Manager”, quien se encarga de este tema. Ella ha construido, adaptado y optimizado este proceso, desde el principio.

La gran implicación de los fundadores, que están especialmente interesados en este aspecto, es también uno de los factores clave.

El desarrollo y mejora continuos son parte de la esencia de Qonto y el proceso de incorporación no es una excepción, sino más bien lo contrario. 

Siguiendo nuestra intuición y probando diferentes formatos, hemos logrado alcanzar la fórmula perfecta (por el momento).

¿Cómo será este proceso si algún día somos 500? Podría ser el título de un artículo, pero se asemeja cada vez más a la realidad, pues tenemos muchos puestos por cubrir. Así que si tienes ganas de unirte a un gran equipo y a una empresa en plena efervescencia, que está revolucionando el sector bancario para profesionales, pincha aquí.

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