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Comment gagner du temps en effectuant tous vos virements en une seule fois 💾

Le 10 décembre 2019 par Hans Bousquet-Lafond
virement groupé qonto

Si vous pouviez ne plus perdre du temps chaque soir Ă  saisir manuellement les virements de la journĂ©e, ça serait bien vous ne trouvez pas ? Ni faire d’erreur dans la saisie de ces virements non plus d’ailleurs.

En fait, il existe déjà la solution : le virement groupé.

Comme son nom l’indique, elle vous permet de rassembler tous vos virements pour les effectuer (à la fin de la semaine par exemple) d’un coup d’un seul !

En vĂ©ritĂ©, cela fait quelques temps dĂ©jĂ  que cette solution existe. Mais jusqu’à prĂ©sent, il Ă©tait nĂ©cessaire d’utiliser un outil de paie ou de comptabilitĂ© (ce qui n’est pas le cas de tout le monde). Mais aujourd’hui, il vous suffit d’un tableau Excel. LittĂ©ralement.

On vous montre comment faire ? 👇

C’est comme un virement normal
 ou presque

Pour commencer, il vous suffit de faire comme d’habitude : rendez-vous dans la section Virements, et cliquez sur Nouveau virement.

Sur votre Ă©cran, trois options s’offrent Ă  vous : un virement unique en euros, un virement unique en devise Ă©trangĂšre, et
 le virement groupĂ©.

C’est ce type de virement qui vous permet de rĂ©aliser toutes vos opĂ©rations en une seule fois, grĂące Ă  un seul fichier que vous aurez tĂ©lĂ©chargĂ©. Autrement dit, vous pouvez payer tous vos fournisseurs Ă  la fin de la semaine, ou tous vos salariĂ©s Ă  la fin du mois, en un seul virement.

Pas de doutes, c’est bien ce qui nous intĂ©resse ! Il ne vous reste qu’à sĂ©lectionner cette option pour passer aux choses sĂ©rieuses.

Format .XML ou .CSV, c’est à vous de choisir

Comment faire pour payer 200 personnes d’un seul coup ? 💾

Inutile de trop se creuser la tĂȘte, il n’existe pas un nombre de solution infini. Celle que nous avons trouvĂ© consiste Ă  rassembler toutes les informations, en un seul fichier.

Et Ă  nouveau, nous vous proposons plusieurs options :

  • Un fichier au format .XML,
  • Ou au format .CSV.

Pour faire simple, le format .XML est trÚs facile à utiliser si vous travaillez avec un outil de paie ou de comptabilité.

En fait, ce format doit respecter une norme spĂ©cifique : la norme ISO 20022. C’est en quelque sorte un standard pour les donnĂ©es Ă©changĂ©es par les banques et les institutions financiĂšres en gĂ©nĂ©ral. La plupart des outils de gestion comme PayFit suivent cette norme, vous pouvez donc exporter la liste des virements Ă  effectuer Ă  vos salariĂ©s directement au format .XML.

Le problĂšme, c’est que tout le monde ne travaille pas avec ce genre d’outil. Certains parmi vous sont indĂ©pendants par exemple, d’autres gĂšrent leurs paiements manuellement. 

Alors nous avons mis à disposition une solution plus accessible : le format .CSV. C’est un format classique que vous pouvez exporter depuis Excel par exemple. Autrement dit, (presque) tout le monde peut y avoir accùs !

A vous de choisir celui que vous prĂ©fĂ©rez. 🙃

Prendre le temps de compléter ce fichier avec soin

Avec un fichier .XML, vous n’avez rien Ă  faire : votre outil comptable ou de paie s’occupe d’extraire les informations concernant toutes les opĂ©rations que vous devez effectuer. Il vous suffit de rĂ©cupĂ©rer ce fichier, et de vĂ©rifier que le format est le bon. C’est tout.

Le fichier .CSV vous demande un peu plus de travail, c’est vrai. Mais nous faisons tout pour vous faciliter la tĂąche ! On a mĂȘme prĂ©parĂ© un modĂšle que vous pouvez tĂ©lĂ©charger directement depuis votre app Qonto. đŸ‘©â€đŸ’»

Ce modĂšle contient toutes les informations dont nous avons besoin pour procĂ©der aux virements : le nom du bĂ©nĂ©ficiaire, l’IBAN, le montant, la devise et la rĂ©fĂ©rence du paiement. Dans le fichier, chacune de ces informations est dĂ©finie par une colonne. Et donc chaque ligne correspond Ă  une opĂ©ration. Alors veillez Ă  bien complĂ©ter le document, sans dĂ©placer ou inverser les colonnes, sinon le virement groupĂ© ne fonctionnera pas. đŸ€“

Lorsque votre document est prĂȘt, il ne vous reste plus qu’à le faire glisser Ă  l’endroit prĂ©vu (oui, ce rectangle entourĂ© de pointillĂ©s gris). Vous pouvez aussi cliquer pour sĂ©lectionner directement le fichier.

Confiez-le nous, on s’occupe du reste

Une fois le document tĂ©lĂ©chargĂ© sur votre application, nous procĂ©dons Ă  quelques vĂ©rifications. 🧐

Par exemple, nous nous assurons que toutes les colonnes et toutes les cases soient bien complĂ©tĂ©es. Nous vĂ©rifions aussi qu’il n’y ait pas plus de 200 virements (et donc 201 lignes) dans un mĂȘme document, qu’ils soient tous en Euros et que vous disposez bien des fonds nĂ©cessaires pour tous les effectuer. Autre exemple : on contrĂŽle Ă©galement que tous les IBAN indiquĂ©s fassent partie de la zone SEPA.

Si quelque chose ne va pas, un message d’erreur s’affiche. Rien de grave, on vous dit exactement oĂč se trouve le problĂšme. Et si tout va bien, alors tous vos virements apparaissent, comme par magie !

Une derniùre chose : s’assurer que tout soit correct

Ces virements, vous pouvez les programmer Ă  plus tard si nĂ©cessaire. Sentez-vous libre de les organiser par catĂ©gorie si le cƓur vous en dit !

Notre seul conseil : prendre le temps de jeter un dernier coup d’oeil Ă  la liste au bas de votre Ă©cran. VĂ©rifiez que chaque montant corresponde au bon bĂ©nĂ©ficiaire, avant de confirmer votre virement groupĂ©.

Mais s’il s’avĂšre qu’une erreur a Ă©chappĂ© Ă  votre vigilance (thĂ©oriquement) sans failles, il n’y a aucune inquiĂ©tude Ă  avoir. Vous pouvez vous retourner dans l’onglet Virements et annuler l’opĂ©ration en question, indĂ©pendamment des autres. Vous n’avez pas Ă  tout recommencer. 😉

📌 L'un de nos clients, Menu du Jour, utilise quotidiennement les virements groupĂ©s. Et ils nous ont gentiment expliquĂ© comment ils procĂšdent, dans cet article. N’hĂ©sitez pas Ă  y jeter un coup d’oeil, c’est plein de bons conseils !

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