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Donnez un accès (limité) à vos comptes !

Le 24 avril 2019 par Lucie Casamitjana
Gérer l'accès à vos comptes

Cet article a été initialement publié sur Medium le 10 avril 2019

Vous l’aurez compris, chez Qonto, nous sommes persuadés qu’une gestion des finances bien ficelée, donc efficace et flexible, est possible quand chacun a la possibilité d’y participer. Pour vous aider à déléguer et à répartir les tâches, Qonto a défini 4 rôles, tous complémentaires, en fonction des responsabilités de chacun.

Pour le titulaire ou l’Admin d’un compte

Quelle différence entre un Admin et un titulaire sur Qonto ?

Un compte Qonto peut avoir plusieurs Admins mais n’aura jamais qu’un seul titulaire. Le titulaire est à l’origine de l’ouverture du compte et peut y mettre fin quand il le souhaite. Les Admins d’un compte disposent cependant de tous des autres droits du titulaire. Si plusieurs personnes sont à l’origine du dépôt de capital social d’une entreprise, un seul sera titulaire du compte et les autres Admins.

Une vue d’ensemble sur vos finances

Le titulaire et les Admins ont tous les droits ! Comme leurs noms l’indiquent, ils peuvent administrer, paramétrer… l’intégralité du compte comme bon leur semble ! Ils ont accès à toutes les informations financières ainsi qu’aux paramètres. On ne leur refuse rien ! Toutes les opérations sont possibles : mise en place de prélèvements, virements, paiements par carte, dépôt de chèques…

Gérer les permissions et valider les opérations

Le titulaire et les Admins d’un compte peuvent inviter les membres de leurs équipes à les rejoindre pour faire de la gestion des finances une collaboration ! Une fois invités, ils peuvent leur commander des cartes virtuelles ou physiques puis en définir les limites et permissions. Par ailleurs, ils sont les seuls à pouvoir approuver et refuser les demandes de virements de leurs équipes.

Pour le collaborateur

Des moyens de paiement et un accès à son historique personnel

En donnant un accès à vos équipes vous dites définitivement adieu à la gestion des notes de frais. Si c’est moins de paperasse pour la personne en charge de la gestion des dépenses, c’est aussi et surtout moins de frustrations pour vos collaborateurs. Ils n’ont plus besoin d’engager de frais au nom de leur entreprise ni d’attendre plusieurs semaines pour un remboursement.

Chacun d’entre eux peut bénéficier de carte de débit Mastercard pour régler l’ensemble de ses dépenses professionnelles en France et ou partout dans le monde. Vos collaborateurs n’ont pas les mêmes besoins ? Paiement en ligne, en magasin, à l’étranger, retrait… Les cartes de paiements Qonto peuvent être virtuelles ou physiques et s’adaptent au rôle et aux besoins de chacun. Des limites et des plafonds de paiements leurs sont alloués pour favoriser la transparence sur les budgets et capacité de dépenses. Chaque collaborateur a accès à son propre historique. Les transactions sont catégorisées et il peut consulter son budget restant à tout moment.

>> Entre carte physique et carte virtuelle votre coeur balance ?

Vos collaborateurs ont besoin d’effectuer des virements ? Les demandes de virements permettent à chacun de vos collaborateurs d’initier des demandes de virement en saisissant l’ensemble des informations. Le virement est ensuite validé par un Admin.

>> Déléguez la saisie des virements à vos équipes

Le collaborateur, premier maillon de la comptabilité

Le rôle du collaborateur est essentiel pour bien gérer les finances et préparer la comptabilité d’une entreprise. Le temps ou chacun accumulait méticuleusement ses tickets de dépenses professionnelles en les coinçant sous son clavier d’ordinateur est terminé.

Après chaque transaction, chacun des membres de l’équipe prend son reçu en photo puis renseigne le montant et le taux de TVA appliqué.

🥇Première victoire — Vous ne perdrez plus jamais vos justificatifs de paiement. 
🏆Deuxième victoire — Terminé les bruits de clac clac à chaque touche, votre clavier ne sera plus jamais bancal.

Et pour le comptable ?

Vous êtes accompagné par un comptable pour la gestion de vos finances ? Fluidifiez vos échanges en permettant à votre comptable d’accéder à l’historique de vos transactions, vos justificatifs de paiements et informations de TVA.

Comme son nom l’indique, le rôle en lecture seule ne permet pas à l’utilisateur d’exécuter des opérations ou de gérer les paramètres du compte de l’entreprise. Il a été pensé pour un acteur externe à l’entreprise ayant un rôle d’accompagnement ou de conseil en gestion financière.

Votre comptable est complétement autonome sur votre dossier, il pourra récupérer lui-même un export complet de vos transactions, ainsi que votre relevé bancaire. Des justificatifs sont manquants ? En un clic il peut les réclamer auprès de vos collaborateurs.

Vous l’aurez compris, en lui donnant un accès, vos échanges sont simplifiés et votre comptable enfin heureux.

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