Produit

Comment Qonto a fait disparaître les notes de frais

Le 17 avril 2019 par Anaëlle Gautier

Cet article a été initialement publié sur Medium le 16 février 2018.

Des économies de temps et d’argent pour votre équipe !

Vous avez déjà avancé 500€ pour un déplacement professionnel et été remboursé avec 2 mois de retard ? Vous avez déjà cherché, en vain, votre justificatif de déjeuner du 1er du mois lorsqu’il a fallu faire votre comptabilité à la fin du mois ?

Entre retard de remboursement de plusieurs mois et perte des justificatifs, dans toutes les entreprises, les notes de frais sont un sujet qui fait frémir d’avance !

C’est pour cela que chez Qonto, nous offrons une solution qui fait disparaître les notes de frais et vous rend la vie simple.

Les applications pour gérer ses notes de frais

De nombreuses solutions existent aujourd’hui pour éviter les écueils des notes de frais 100% papier, qui accompagnent mal la mobilité des salariés actuels.

Ces applications, comme Concur ou Expensify, permettent de prendre en photo vos justificatifs de dépense. Cela vous permet d’avoir accès, où que vous soyez, à la version dématérialisée de vos reçus de paiement, un atout non négligeable lorsqu’il s’agit de s’attaquer à votre comptabilité !

Avec Qonto, finies les notes de frais, vive les dépenses d’entreprise !

Chez Qonto, nous proposons une solution qui va plus loin que la simple dématérialisation des notes de frais. D’ailleurs, nous ne parlons plus de “notes de frais”, mais de “dépenses d’entreprise”.

En effet, avec Qonto, vous n’avez plus besoin de demander à votre équipe d’avancer les frais lors d’achats liés à votre entreprise. Vous pouvez leur fournir directement des cartes de paiement Qonto Mastercard, que vous gérez en temps réel.

Vous définissez les autorisations de chaque personne : administrateur ou membre, ainsi que les limites de paiement liées à chaque carte. Vous pouvez les modifier en temps réel en fonction des besoins de votre équipe, et même suspendre temporairement une carte si vous jugez qu’elle n’est plus nécessaire pendant un certain temps.

Premier pas pour régler le souci des notes de frais donc : pouvoir fournir des cartes à son équipe, en toute autonomie, tout en conservant le contrôle sur la situation.

Gagnez du temps sur votre comptabilité

Qonto propose également une solution dématérialisée pour vos justificatifs de paiement : sur mobile, il vous suffit de prendre la photo de votre ticket une fois la transaction effectuée et de la lier à la ligne concernée; sur l’interface web, vous pouvez faire glisser les justificatifs directement sur la bonne ligne de transaction.

La chasse aux justificatifs en fin de mois est dorénavant terminée. Vous pouvez réclamer les justificatifs directement à vos collaborateurs, en quelques clics dans l’interface Qonto. Ainsi, toutes vos notes de frais sont centralisées.

Cela vous fait gagner un temps important sur votre comptabilité : vous savez où sont vos justificatifs, en temps réel. Plus de crainte de les perdre et qu’ils soient éparpillés partout, tout est lié directement dans votre compte courant. Plus besoin de deviner qui a dépensé combien en fin de mois car la carte bancaire est passée de main en main. Avec Qonto, tout cela est terminé !

“Grâce à Qonto, finies les prises de tête pour la comptabilité ! Pouvoir attacher son justificatif à la ligne de transaction concernée nous fait gagner un temps fou.”

Clément Rouch, CEO de Marmelade (Station F)

Par ailleurs, votre Directeur financier ou votre comptable sera également ravi de Qonto : il peut télécharger l’ensemble des écritures et exporter simultanément les justificatifs liés à chaque paiement, renommés du nom de la transaction. De quoi lui faire gagner un temps non négligeable !

Vous souhaitez aussi simplifier les gestions des dépenses dans votre entreprise ? Rendez-vous sur Qonto pour expérimenter ces solutions et simplifiez-vous la vie !

Retrouvez Qonto sur nos réseaux : FacebookTwitterLinkedin et Instagram.

D'autres articles pourraient vous intéresser