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Gérez vos notes de frais professionnelles

En ouvrant un compte pro chez Qonto, bénéficiez d’un service de gestion de notes de frais.

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Une application pour vos notes de frais

A mesure que votre entreprise grandit, le nombre de notes de frais à gérer augmente, tout comme les démarches administratives qui en découlent. Avec Qonto ouvrez un compte pro et dématérialisez vos justificatifs. Gagnez du temps et simplifiez-vous la vie !

Dématérialisez vos justificatifs

Prenez une simple photo de vos justificatifs pour les intégrer à vos dépenses.

Ne perdez plus aucune note de frais

Rentrez toutes les dépenses professionnelles remboursables dans votre compte pro et débarassez-vous des justificatifs papiers.

Utilisez une seule et même interface

Depuis une même application visualisez l'ensemble des dépenses professionnelles.

Visualisez les dépenses de vos équipes

Faites gagnez en autonomie vos équipes tout en gardant le contrôle sur leurs dépenses.

Ne perdez plus vos justificatifs

Dématérialisez vos notes de frais grâce à Qonto

Prenez en photos vos justificatifs

La néobanque Qonto, vous permet de prendre en photo vos justificatifs et de les intégrer directement à votre compte pro. Vous pouvez alors jeter vos justificatifs papiers ! Visualisez vos dépenses depuis votre application et concentrez-vous sur votre activité.

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Filtrez et labellisez vos dépenses

Triez vos dépenses et revenus avec votre compte pro

Organisez votre compte pro comme vous le souhaitez

Chez Qonto, il est possible de trier ses dépenses comme on le souhaite. Un système de labels vous permet de catégoriser vos dépenses et revenus pour en avoir une vision plus claire. Qu'il s'agisse des finances de l'entreprise ou tout simplement des dépenses de vos équipes, avec Qonto bénéficiez d'un compte pro optimisé.

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Note de frais professionnel, qu'est-ce que c'est ?

Les notes de frais sont les dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle pour leur activité professionnelle. Les salariés doivent fournir un justificatif de notes de frais à leur employeur qui a l’obligation de les rembourser. Diverses modalités de remboursement existent et c'est à l'employeur de choisir celle de son choix. Gérer l'ensemble de ces justificatifs représente une charge administrative énorme tant pour le salarié que pour l’employeur. De nombreuses néobanques et banques en ligne pro proposent donc de dématérialiser ce processus pour gagner en temps et en efficacité.

Comment récupérer la TVA ?

Mettre en place la récupération de la TVA sur les factures est un réflexe dans toutes les entreprises mais rares sont celles qui le font sur une note de frais. En effet, les sommes en jeu sont parfois minimes, les justificatifs trop nombreux et cela s'avère être une opération beaucoup trop chronophage. La solution est alors d'utiliser un module automatique de détection de la TVA. Qonto propose à ses clients un logiciel permettant non seulement de dématérialiser les notes de frais en les prenant en photo mais également de détecter automatiquement la TVA sur les factures. Vous pouvez alors effectuer un gain de temps et d'argent en utilisant ce logiciel.

Le remboursement des notes de frais

Deux modalités de remboursement existent :

  • Le remboursement des frais au réel
  • Le remboursement forfaitaire des frais

Le remboursement des frais au réel consiste en le remboursement exact des montants dépensés par le salarié. Il est donc nécessaire que ce dernier présente les justificatifs de chacune de ses dépenses. Le remboursement de ces frais ne peut pas être déduit du salaire versé. L’employeur peut mettre en place un délai dans lequel les notes de frais peuvent être remises. Pour que ce remboursement se passe au mieux il faut donc que l'employé fournisse l'ensemble des pièces justificatives voulues par son employeur.
Le remboursement forfaitaire consiste en l’allocation d’une somme à l’employé qui est seul responsable de ses frais professionnels. Il n’y a aucune note de frais à transmettre. Le montant du forfait est fixé en avance en accord avec le barème de l’URSSAF.

Le remboursement des frais engagés n'est pas imposable par l'administration fiscale. Cela ne fait donc pas partie du revenu net imposable du salarié. D'ailleurs, dans une grande partie des cas, le remboursement n'est pas indiqué sur le bulletin de paie du salarié.

Le justificatif de note de frais

Une note de frais sans justificatif ne peut pas être prise en compte par l’employeur. En effet, pour l’employeur les remboursements de notes de frais sont exonérés de charges salariales. L'administration fiscale s’assure donc que ces remboursements ne cachent pas des compléments de salaires. Le justificatif de la dépense peut être en format physique ou virtuel mais doit, dans tous les cas, être conservé par l’employeur en cas de contrôle. Il n’existe pas de modèle de note de frais à proprement parlé mais plusieurs éléments doivent être visibles pour qu’une note de frais soit validée :

  • La date de l’opération
  • Le montant de l’opération
  • Le motif de l’opération

En fonction des dépenses, d’autres critères peuvent être pris en compte. Ainsi, pour les indemnités kilométriques, il est bon d’indiquer le lieu du déplacement ainsi que son motif et la distance parcourue.

Les frais de déplacement

Les frais de transport (on parle aussi de frais kilométriques), tout comme les frais de repas, représentent une très grande partie des notes de frais déposées chaque mois. Sont considérés comme des frais kilométriques, tous les frais engagés par l'employé, durant son temps de travail, pour des déplacements en lien avec son activité professionnelle. Le trajet domicile travail n'est pas pris en compte dans les frais de transport.

Si l'employé utilise son véhicule personnel, il faut suivre le barème kilométrique établi annuellement par le Ministère de l'Economie et des Finances. Ce barème prend en compte la puissance du véhicule (en nombre de chevaux), les kilomètres parcourus, la dépréciation, les frais d'entretiens qui ont pu être engagés, ... Si, au contraire, l'employé utilise un véhicule de société (ou véhicule de fonction), seuls les frais liés à l'essence ou encore à l'entretien seront pris en compte pour être remboursé.

Les frais liés au stationnement et aux péages peuvent aussi faire l'objet d'un remboursement sous réserve qu'un justificatif soit présenté mais ces coûts ne sont pas inclus dans le barème kilométrique.

Outre les déplacements en véhicule à moteur, ceux effectués à vélo sont aussi indemnisés. Depuis la loi sur la transition énergétique de juillet 2015, les déplacements domicile-travail effectué à vélos peuvent faire l'objet d'une indemnisation de la part de l'employeur. Là encore, un barème a été fixé par l'Etat.

Fausse note de frais

La fraude de note de frais pro est à prendre au sérieux. L'administration fiscale, via l’URSSAF, veille au bon fonctionnement du système. Elle s’assure que l’employeur n’utilise pas le processus des notes de frais pour verser des compléments de salaires. L’employeur doit donc récupérer l’ensemble des justificatifs et s'assurer de leur véracité. Si une erreur de gestion des notes de frais est commise l'administration fiscale se tournera en premier vers l'entreprise. La demande de remboursement d'un salarié peut donc être rejetée si l'employeur estime que son remboursement n'est pas juste. Le salarié peut en effet fournir une fausse note de frais. C'est à l'employeur de s’en prémunir. Pour vous aider à lutter contre la fraude de nombreux logiciels existent. Ceux-ci aident également à la gestion des justificatifs et permettent généralement leur dématérialisation.

Les compte professionnel Qonto vous permet de gérer vos notes de frais et de réduire le temps passé à les trier. A la différence de la majorité des comptes bancaires professionnels, Qonto propose de nombreux modules et vous permet de libeller vos dépenses comme vous le souhaitez. Cela vous assure une meilleure prise en main sur vos dépenses.