Le 27 mai 2019 par Qonto

Cartes affaires : comment ça marche

La majorité des entreprises l'ont adoptée. Son usage régulier, voire permanent, leur permet d'optimiser le contrôle de leurs finances et de simplifier leur comptabilité. Comment marche la carte affaires ?

Qu'est-ce qu'une carte affaires ? La carte affaires est un moyen de paiement professionnel. L'employé en sa possession peut régler ses frais professionnels. La carte étant liée au compte de l'entreprise, c'est elle qui règlera automatiquement les frais. Les employés n'ont donc plus aucune avance personnelle à effectuer. La carte affaires présente ainsi de nombreux avantages pour les entreprises qui l'adoptent.

Mode de fonctionnement de la carte affaires

La carte affaires pour entreprise dispose d'un mode de fonctionnement simple. Elle est conçue spécialement pour les entreprises et est destinée à être utilisée par leurs employés. Ils en sont titulaires et s'en servent pour effectuer des dépenses à titre professionnel. L'établissement des contrats de cartes affaires entre l'entreprise et ses partenaires bancaires est géré par les directeurs administratifs et financiers (DAF) ou par les dirigeants de la société.

La principale particularité qui distingue la carte affaires des autres cartes bancaires telles que la carte entreprise, la carte business, la carte corporate, ou encore la carte commerciale réside en son usage exclusif par les entreprises. La carte affaires est liée au compte de l'entreprise, et ses titulaires sont ses salariés. Les salariés qui bénéficient de ces cartes sont notamment ceux qui effectuent régulièrement leurs missions à l'extérieur.

La carte affaires étant liée au compte de l'entreprise, elle est caractérisée par une limite de consommation fixée par l'employeur. Certaines cartes affaires sont aussi équipées d'un débit différé. C'est l'employeur qui fixe les plafonds de paiement des cartes affaires. Le titulaire de la carte peut alors répondre convenablement aux exigences qui s'imposent à lui lors de la réalisation de son travail pour la société. Le titulaire de la carte peut gérer de manière efficace et pratique toutes ses dépenses professionnelles. En effet, ce moyen de paiement lui permet de régler ses frais professionnels, sans que son entreprise ait à effectuer des avances sur frais professionnels.

Grâce à ces cartes, un voyage d'affaires ou n'importe quel déplacement professionnel devient encore plus facile à effectuer et surtout à gérer. Qu'il s'agisse de payer les notes de frais, les réservations à l'hôtel, les dîners d'affaires ou toute autre dépense à titre professionnel, la carte affaires est le moyen de paiement le plus pratique et le plus efficace. Par ailleurs, les différentes dépenses réglées par la carte sont suivies au fur et à mesure par l'entreprise.


Les multiples avantages de la carte affaires

Disposer d'une carte affaires revient à jouir de certains avantages et privilèges qui séduisent de plus en plus d'entreprises. En effet, en déterminant les plafonds des cartes affaires, les sociétés peuvent règlementer de façon beaucoup plus stricte et raisonnable les dépenses professionnelles engagées par leurs salariés.

En outre, en choisissant d'opter pour un débit différé, la société peut désormais faire concorder le remboursement des frais professionnels avec le prélèvement bancaire. L'employé qui utilise la carte affaires peut bénéficier de différents avantages tels que des réductions pour des locations de véhicules quand il est à l'étranger, ou encore des remises sur certains billets d'avion.

Les séjours à l'étranger dans le cadre professionnel sont facilités et peuvent être effectués avec sérénité. S'il est vrai que la carte affaires ne permet pas d'effectuer des retraits dans les distributeurs automatiques, elle est toutefois performante pour toutes les formes de paiement direct.

Ce moyen de paiement est exclusivement dédié aux dépenses de l'entreprise. Son titulaire peut l'utiliser pour régler la totalité des charges qu'il a engagées, dans la mesure où il respecte le plafond établi par l'employeur. Les notes concernant les frais d'hôtel, les différents moyens de déplacement ainsi que les dépenses de restauration par exemple sont entièrement prises en charge.

Par ailleurs, en établissant un système de reporting régulier lié aux cartes affaires, l'entreprise a la possibilité de procéder à un suivi des différentes transactions effectuées depuis celle-ci. Cette technique lui permet non seulement de gérer les flux via une application mobile, mais également de diminuer à long terme les coûts des dépenses effectuées.

La néobanque Qonto met à votre disposition des cartes de paiement physiques et virtuelles. En créant votre compte pro, vous pourrez distribuer des cartes Mastercard à vos équipes, gérer les plafonds de dépenses, ou encore visualiser en temps réel les dépenses engagées.

Vous souhaitez en savoir plus sur le sujet ? Nous vous recommandons notre article sur les différences entre carte entreprise et carte business.

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