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Comment dématérialiser les notes de frais

Parler de dématérialisation de notes de frais d'une entreprise, c'est parler de la virtualisation des justificatifs de paiement. Comment la mettre en place ? Quels avantages en tirer ?

Dans le dispositif managérial d'une entreprise, la dématérialisation est l'action de transformer des données matérielles en données immatérielles. Tout se fait de façon virtuelle. Parler de la dématérialisation de notes de frais d'une entreprise, c'est donc parler de la virtualisation des justificatifs de paiement. Actuellement, ce nouveau principe est utilisé par la quasi-totalité des entreprises modernes pour ses nombreux avantages.

Les bienfaits de la dématérialisation des notes de frais

Grâce au progrès scientifique du domaine des TIC ayant eu lieu ces dernières années, les organisations se servent de nouveaux outils pour gérer les opérations de notes de frais. Ainsi la numérisation d'une note de frais (pour une entreprise) permet de :

  • Réduire les dépenses ;
  • Éviter des erreurs dans la gestion des notes de frais ;
  • Améliorer sa gestion du temps.

Une source d'économie pour les entreprises

Les frais liés au papier coûtent cher aux entreprises. Dans certains établissement le coût de gestion s'élève jusqu'à 7% du budget alloué. Ainsi, la numérisation des notes de frais réduit les protocoles de saisies et les démarches administratives. Elle fait également gagner de l'espace aux entreprises. Enfin, elle permet d'assurer un contrôle objectif sur les dépenses professionnelles effectuées.

Un gain de temps

La dématérialisation des factures permet un échange aisé entre les services de contrôle et les services financiers. Les collaborateurs et associés gagnent alors un temps considérable sur les opérations de saisies.

Aussi, grâce à la dématérialisation des notes de frais, le processus d'automatisation permet de réduire fortement le temps de traitement des notes de frais de remboursement.

La dématérialisation des notes de frais offre également des avantages sur la gestion des papiers et réduit les impressions de même que les besoins de stockage (archivage).Lorsque des cas de mauvaises manipulations de données ont lieu, les logiciels proposés pour la numérisation des notes de frais permettent de trouver rapidement les failles et les erreurs afin d'y apporter rapidement les corrections adéquates.

Lors des contrôles de l'URSAFF, il est plus facile et simple de présenter les justificatifs de notes de frais demandés. Ainsi, avec la digitalisation des notes de frais, plusieurs erreurs sont évitées. Il s'agit des erreurs :

  • De frappes sur le logiciel de calcul ;
  • D'organisation des dépenses professionnelles ;
  • D'oubli ou d'altération des justificatifs ;
  • Pertes des justificatifs de notes de frais.

Comment dématérialiser les notes de frais

La dématérialisation des notes de frais est confirmée par l'Union de Recouvrement pour la sécurité sociale et les allocations familiales (URSSAF) une organisation de collecte des cotisations et des contributions sociales. Cette organisation utilise les factures issues de ses contrôles pour s'assurer de la véracité et de la conformité des frais de remboursements et des acquittements sur les dépenses de cotisations sociales.

La numérisation des notes de frais exige le respect d'un certain nombre de principes dont :

  • Les textes du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 ;
  • L'article A102 B-2 qui présente des procédures fiscales.

Les textes du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 présentent les modalités de numérisation dans lesquelles l'URSSAF admet la fiabilité des copies numériques du document papier. Dans le même sens, les textes de l'article A102 B-2 du livre des procédures fiscales permettent à l'administration fiscale de valider les déductions de charges et les Taxes sur Valeurs Ajoutées prélevées par l'entreprise.

Grâce à ces deux textes, la preuve ou le justificatif numérique des notes de frais est facilement établie. Les conditions de numérisation des notes de frais, de sécurité dans les archives et l'intégrité du document papier sont suivies.

La conformité de la dématérialisation des notes de frais avec les textes réglementaires

Avec l'arrêté du 22 mars 2017, les notes de frais dématérialisées deviennent plus communes. En effet, cet arrêté définit les conditions que doivent remplir les copies numériques et les justificatifs pour qu'ils aient une valeur probante et bénéficient de la déductibilité de la TVA. On note par exemple, qu'il doit être impossible de modifier un document numérisé ni de changer la couleur de l'image. Toutefois, les compressions sont autorisées. Pour la sécurité des documents numérisés ainsi que des archives, les documents doivent être au format PDF. Les dispositifs de suivi des modifications et du traitement des documents comme l'Horodatage ou le timestamp sont nécessaires. Il en est de même pour la signature électronique ou le cachet serveur.

La signature électronique fait appel à un tiers alors que le cachet serveur est lié au matériel qui est utilisé. Les justificatifs doivent faire l'objet d'un archivage spécial et consultable en ligne pour au moins 10 ans.

La mise en œuvre de la dématérialisation des notes de frais

La dématérialisation des notes de frais implique la mise en place d'un système informatique à la fois complexe et utilisable par le public. Les paramètres techniques les plus indispensables sont :

  • Un certificat d'identité numérique. Ils permettent l'identification des tiers lors de la signature numérique ;
  • Un timestamp ou horodatage. Grâce à ce paramètre, l'exactitude et la précision de la date et de l'heure de dépôt sont établies ; cela garantit une certaine fluidité dans le processus de traitement ;
  • Un espace de confiance à distance. Il permet la centralisation des documents vers des serveurs distants ;
  • Des enveloppes numériques. Elles servent à la conservation des documents numériques intégrés d'une fiche de suivi. Chaque étape de traitement du document est certifiée par un intervenant.

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