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Notes de frais : erreurs à éviter

La note de frais est un document financier largement répandu en entreprise : elle se présente comme une fiche comportant les dépenses que le salarié a engagées dans le cadre d'une activité professionnelle.

La note de frais est un document financier largement répandu en entreprise : elle se présente comme une fiche comportant les dépenses que le salarié a engagées dans le cadre d'une activité professionnelle.

Comment fonctionne la note de frais ?

Les notes de frais existent lorsque le salarié est obligé d'utiliser ses ressources personnelles dans le cadre de son activité professionnelle (frais de déplacement, frais kilométriques, frais de restaurant, achat professionnel, ...). Afin de se voir rembourser les frais professionnels qu'il a avancés, le salarié adresse alors une note à sa société.

Les notes peuvent porter par exemple sur des frais de repas (repas d'affaires en l'occurrence) ou des frais de logement lors d'un voyage d'affaires (hôtel) ; mais, le plus souvent, il s'agit de frais de déplacement engagés pour effectuer une mission professionnelle. On parle alors d'indemnité kilométrique. Le salarié a l'obligation de justifier que les frais concernés ont été engagés dans l'intérêt de sa société. Il doit également éviter de commettre certaines erreurs et remplir toutes les conditions qui interviennent dans le remboursement des frais de service par la société.

La gestion des notes de frais

Le remboursement des frais de service est une étape obligatoire pour l'employeur. Il existe trois systèmes de remboursement :

  • Les frais réels : le remboursement des frais au réel est obligatoire lorsque le contrat de travail de l'employé le précise expressément. L'employeur ne peut plus opter pour les autres solutions, et il doit alors effectuer un remboursement des frais au réel. Il s'agit de rembourser exactement les montants payés par le salarié dans le cadre de l'activité professionnelle. La note de frais doit être détaillée sur chaque dépense, et être accompagnée de tous les justificatifs conservés par le salarié (factures, tickets de péage et de stationnement, tickets de restaurant et reçus par exemple) ;
  • Les forfaits : lorsque le contrat de travail du salarié ne l'interdit pas, l'employeur peut opter pour un remboursement forfaitaire. Il peut s'agir d'une allocation globale forfaitaire dont le montant correspond aux frais de déplacement, de repas ou de logement. Avec cette option, le salarié n'est pas tenu de fournir les justificatifs de ses notes ;
  • La déduction forfaitaire spécifique : elle vaut pour une certaine catégorie d'employés (ouvriers du bâtiment, artistes). Elle consiste à appliquer une déduction forfaitaire pour frais professionnels sur la base de calcul des cotisations sociales et des contributions d'assurance chômage.

L'importance de la gestion des notes de frais

La gestion efficiente des notes de frais est un enjeux majeur pour la société concernée. Il est important en effet pour l'employeur de pouvoir contrôler entièrement les notes afin d'améliorer la gestion des frais de sa structure, de gagner du temps et de limiter les dépenses.

La gestion des justificatifs doit tenir compte des besoins de la structure : les frais engagés par le salarié doivent s'inscrire dans un cadre professionnel, mais il doit s'agir également de frais réels qui correspondent aux besoins de la structure.

Une bonne gestion des notes permet aussi de contrôler la nature des frais engagés. Il est essentiel d'obtenir des comptes sur la nature des frais engagés pour juger de leur pertinence et les gérer avec efficacité dans l'intérêt de la société. Ce contrôle permettra par ailleurs de déterminer si les notes sont conformes à la politique de dépense de la société, afin d'éviter les erreurs, abus et fraudes.

Note de frais : erreurs à ne pas commettre

Dans l'établissement des notes de frais, des erreurs sont généralement commises par l'employé ou par l'employeur.

Les erreurs de l'employé

L'employé peut présenter une note sans justificatif. Il prend ainsi le risque de ne pas être remboursé par l'employeur. Le justificatif est une pièce importante non seulement pour la société, mais aussi pour l'administration fiscale (l'URSSAF). L'employé doit éviter les dépenses irraisonnables : il doit tenir compte de la politique de dépense de sa société et engager des sommes en adéquation avec le motif avancé.

Les erreurs de l'employeur

Le non-respect du mode d'indemnisation est une erreur largement commise par les employeurs : la société doit rembourser les notes en se conformant au mode de remboursement le plus adapté selon la condition de l'employé. Autre erreur répandue : le non-respect de la limite d'exonération des charges sociales. Le remboursement des notes de frais est exonéré des charges sociales, mais il est essentiel pour l'employeur de respecter les limites définies par le fisc.

Les conséquences d'une mauvaise gestion des notes de frais

La mauvaise gestion des notes de frais peut coûter cher à la structure. La fraude interne est un fléau qui engendre un impact énorme sur les comptes de la société. Dans une petite ou une moyenne entreprise, le taux de fraude interne est estimé à 15 % contre 10 % pour une grande société. Parmi les méthodes de fraude les plus courantes, on note :

  • La présentation d'anciens frais de la part des employés qui n'avaient pas déclaré leurs frais à temps et qui essaient de se faire rembourser un an après la date d'effet, sous de nouvelles modalités généralement plus avantageuses ;
  • La présentation à plusieurs reprises du même justificatif. Il s'agit de présenter le même ticket pour se faire rembourser plusieurs fois la même dépense.
  • Des remboursements trop importants. Les fraudeurs dépassent largement le seuil des sommes autorisées et profitent d'un mauvais contrôle financier pour se faire rembourser.

Comment éviter les erreurs avec les notes de frais ?

Avec les erreurs observées dans la gestion des notes de frais et les fraudes commises par les employés, il est indispensable pour la structure de recourir à des solutions drastiques.

Les solutions numériques permettent par exemple de réduire les coûts de personnel et d'archivage, et de récupérer automatiquement les montants de TVA. Le risque d'erreur est par ailleurs minime avec un logiciel de gestion notes de frais, et cette option permet par la même occasion de gagner du temps. En cas de fraude, il est important pour l'employeur d'imposer une sanction au tricheur, au risque de se voir lui-même sanctionné par le fisc ou de prendre le risque d'un redressement fiscal.

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