Le 13 février 2020 par Qonto

Calcul frais de déplacement professionnel

Considérés comme une obligation légale, les frais de déplacement sont à la charge de l’employeur. Ils doivent faire l’objet de remboursement de façon intégrale.

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Considérés comme une obligation légale, les frais de déplacement sont à la charge de l’employeur. Ils doivent faire l’objet de remboursement de façon intégrale. Pour cela, le calcul du tarif déplacement professionnel par l’entreprise suit certaines spécificités et nécessite l’usage d’outils légaux qui facilitent le remboursement. Découvrez dans la suite de cet article comment se calculent les frais de déplacement.

Présentation des frais de déplacement

Les frais de déplacement concernent toutes les dépenses effectuées par un salarié au cours d’un voyage professionnel. Ces dépenses représentent des indemnités de déplacement qui doivent être remboursées par l’employeur sous certaines conditions. En effet, l’employé doit à l’aide de pièces justificatives, justifier toutes les dépenses engagées pendant son voyage et doit démontrer que ses déplacements étaient à but professionnel.

De plus, pour bénéficier du remboursement de ses indemnités kilométriques, l’employé ne doit pas faire usage du véhicule de la structure pour son déplacement. Lorsque le salarié remplit ces conditions, l’employeur peut rembourser ces frais soit sur la base des frais réels engagés soit à titre forfaitaire.

Quels sont les types de frais entrants dans la catégorie des frais de déplacement ?

La rubrique des frais de déplacement ne prend pas en compte tous les frais engagés par le salarié. Ainsi sont considérés comme frais de déplacement :

  • les frais de transport ;
  • les frais d’hébergement ;
  • et les frais de repas.

Cette rubrique concerne également toutes les dépenses ayant rapport à la mobilité professionnelle à savoir la participation à des congrès ou séminaires, les visites de clients ou les descentes sur sites.

Comment calculer les frais de déplacement pour bénéficier d’un remboursement ?

Les déplacements du salarié peuvent s’effectuer de deux manières à savoir : l’utilisation d’un véhicule personnel à titre professionnel et l’utilisation de moyens de transport en commun tels que le train, l’avion et la location de voiture. Chaque catégorie dispose d’un système de calcul particulier répondant à des normes juridiques.

Calcul des frais de déplacement avec un véhicule personnel

Cette catégorie concerne les indemnités kilométriques : montants auxquels le salarié a droit lorsqu’il fait usage de son véhicule personnel pour les besoins du travail. Sont considérés comme indemnités kilométriques, les frais relatifs au carburant, à l’assurance, les frais d’entretien et de nettoyage du véhicule ainsi que l’amortissement de celui-ci. Pour calculer les frais de déplacement, l’on utilise un barème kilométrique défini par l’État qui permet de calculer de manière exacte les indemnités.

Pour connaître le montant de l’indemnité, il faut tenir compte de la puissance fiscale du véhicule utilisé et du nombre de kilomètres parcourus par le salarié. À titre d’exemple, considérons un salarié qui a utilisé son véhicule de 5 chevaux pour effectuer un total de 15 000 km. Selon le barème auto 2019, pour les véhicules de 5 CV, l’on applique un barème de 0,305 pour un kilométrage compris entre 5001 et 20 000 km. Ainsi l’on fera 0,305 multiplié par 15 000 additionnés à 1188, ce qui donnera une somme de 5763 euros qui correspond à l’indemnité remboursable.

Vous voulez en savoir plus ? Voilà le barème kilométrique à appliquer 👇

bareme

Calcul des frais de déplacement avec un transport en commun

Pour rembourser ces indemnités, l’employeur peut effectuer une déduction du bénéfice imposable de la structure. Ces frais sont remboursables après présentation par le salarié d’une note de frais suivie de l’original des justificatifs tels les reçus ou factures. Dans le cas d’une location de voiture, le salarié doit au préalable recevoir l’accord de son entreprise. Ainsi, il pourra se faire rembourser les frais de stationnement, de péage après avoir présenté les preuves de ses dépenses.

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