Le 07 février 2020 par Qonto

Calcul frais kilométrique

Grâce au système des frais kilométriques, iles salariés peuvent se faire rembourser les frais de carburant engagés. Découvrez, dans les prochains paragraphes, comment ces frais kilométriques

Prêt à vous lancer ?

Que vous soyez seul ou en équipe, Qonto est le compte pro idéal !

Ouvrir un compte

Nombreux sont ces salariés qui sont contraints d’utiliser quotidiennement leurs véhicules dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions. Grâce au système des frais kilométriques, ils vont pouvoir se faire rembourser les frais de carburant engagés. Mais d’abord, ils doivent mentionner l’existence de ces frais sur la déclaration de revenus. Et surtout : ils doivent être capables de calculer ces frais kilométriques. Découvrez, dans les prochains paragraphes, comment s’effectue ce calcul.

Comprendre le calcul des frais kilométriques

Dans un premier temps, il faut comprendre dans quel cas s’effectue le calcul des frais kilométriques.

Comme énoncé dans l’introduction, la première condition est d’utiliser son moyen de transport dans le cadre de son travail. La seconde condition concerne les types de véhicules éligibles. Il s’agit des voitures, des motos, des vélos et des scooters. Peu importe son niveau de salaire ou son niveau hiérarchique, un salarié qui réunit les deux conditions est concerné par le remboursement des frais kilométriques.

Les frais  kilométriques de trajet

Dans cette partie, nous allons nous intéresser aux frais kilométriques de trajets.

L’élément clé du calcul est la distance entre le lieu de travail et celui de la résidence du salarié. Selon cette distance, trois options existent. La première option concerne les salariés qui habitent à une distance inférieure ou égale à 40 km. Dans ce cas, ils peuvent considérer tout le kilométrage lorsqu’ils calculent leurs frais de trajet.

La seconde option concerne les salariés qui résident à une distance supérieure à 40 kilomètres. Dans ce cas, lorsqu’ils évoquent leurs frais de transport dans leurs déclarations de revenus, ces salariés ne peuvent considérer qu’un kilométrage de 40 km.

La dernière option concerne l’exception. En effet, il peut arriver que toute la distance soit considérée et mentionnée dans la déclaration de revenus. Il revient au salarié de justifier en quoi sa situation fait partie des circonstances particulières considérées par l’état. Généralement, ces circonstances sont liées au type d’emploi exercé ou encore à la particularité d’une situation familiale.

L’utilisation du barème kilométrique dans le calcul des frais de trajet

Il faut distinguer le barème kilométrique utilisé pour les voitures de celui utilisé pour les deux roues.

Quel barème pour une voiture ?

Quand on évoque les frais de déplacement, il faut considérer quatre situations : le salarié quitte sa maison pour son lieu de travail (aller-retour), le salarié est appelé à effectuer des déplacements dans le cadre professionnel et pendant les heures de travail, le salarié effectue un déménagement ou encore l’employé dispose d’une double résidence. Quoi qu’il en soit, le barème kilométrique se calcule selon la distance parcourue (en kilomètres) et la puissance de la voiture.

Pour l’instant, le barème 2020 n’a pas encore été publié par l’état. Le barème kilométrique du 11 mars 2019 est donc toujours de rigueur pour calculer les frais kilométriques 2020.

Le premier élément considéré dans le barème kilométrique est la puissance du moteur. Selon cette puissance : 5 types de véhicules ont été pris en compte : les voitures dont le nombre de cv est inférieur ou égal à 3, celles de 4 cv, celles de 5 cv, celles de 6 cv et celles qui disposent, au minimum, d’une puissance de 7 cv.

L’autre élément clé pris en compte par le barème est la distance entre la résidence et le lieu de travail. Trois intervalles de distances ont été pris en compte : la distance inférieure ou égale à 5000 km, celle comprise allant de 5001 et 20 000 km, et celle supérieure à 20 000.  

Un exemple concret : pour les distances inférieures ou égales à 5000 km, le barème sera de :

  • 0,451 pour un véhicule de 3 cv maximum ;
  • 0,518 pour une voiture de 4 cv ;
  • 0,543 pour un véhicule de 5 cv ;
  • 0,568 pour une voiture de 6 cv ;
  • 0,595 lorsque le véhicule a un minimum de 7 cv.

Pour un salarié ayant effectué un kilométrage de 4750 km et disposant d’une voiture de 4cv, le calcul des frais kilométriques s’effectuera comme suit : 4750 × 0,595 = 2827 euros. Le salarié devra donc déclarer cette somme de 2827 euros sur sa fiche de revenus afin que son employeur puisse la lui rembourser.

 

Le barème kilométrique pour les deux roues

Une distinction doit être faîte entre les cylindrées inférieures et supérieures à 50 centimètres cubes.

Lorsqu’il s’agit d’une cylindrée inférieure à 50 cm3, différents barèmes sont appliqués, un barème de 0,269 pour une distance parcourue inférieure ou égale à 2000 km, un barème de 0,146 lorsque la distance est supérieure à 5000 km. Et enfin, lorsque la distance est comprise entre 2000 et 5001 km, il faut d’abord multiplier la distance parcourue par 0,063 avant d’additionner ce résultat au nombre 412.

Un exemple concret pour illustrer la dernière possibilité énoncée : un salarié a parcouru 3700 km. Pour trouver les frais kilométriques, il faudra donc faire (3700 × 0, 063) + 412 = 645 euros.

Les circonstances particulières

Il s’agit des situations qui justifient que le salarié prenne en compte une distance journalière supérieure à 80 kilomètres (dans le cadre du calcul de ses frais kilométriques). Voici quelques exemples :

  • Le lieu de travail du (de la) conjoint(e) est situé à proximité du domicile du couple ;
  • Le salarié a du mal à trouver un appartement à louer qui soit proche de son lieu de travail ;
  • Le salarié a subi une mutation géographique dans le cadre professionnel.

Comment gérer ses dépenses de déplacement ?

Pour gérer plus facilement le remboursement des frais de déplacement des employés, il est recommandé d'utiliser des cartes professionnelles. Via ces cartes de paiement, les employés effectueront leurs dépenses pros tout en joignant leurs justificatifs de dépenses. Grâce à ce système, les employés n'ont plus besoin d'effectuer d'avance personnelle et les employeurs gardent une vue précise des dépenses de leurs employés.

Avec Qonto, profitez de tarifs avantageux pour équiper vos équipes de cartes pros. Découvrez l'ensemble de nos tarifs et les fonctionnalités mises à votre disposition !

Gérez vos frais pros en toute simplicité

Plus de 65 000 entreprises nous ont déjà fait confiance ! Profitez d'un service réactif et adapté aux besoins des professionnels.

Ouvrir un compte pro

Ces articles peuvent vous intéresser