Le 18 février 2020 par Qonto

Déplacement professionnel : obligations de l'employeur

Tous les déplacements pros sont encadrés par un régime juridique spécial. Le Code du travail oblige l’employeur à faciliter la mission de son salarié, à travers des dispositions bien précises.

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Les voyages d’affaires ou de prospection sont inhérents à certaines catégories de métiers. Les commerciaux, les livreurs sont par exemple très sollicités pour ces missions hors du cadre habituel de travail. D’autres professionnels réputés pour leur sédentarité peuvent également être appelés à se déplacer. Tous les déplacements pros sont encadrés par un régime juridique spécial. Le Code du travail oblige l’employeur à faciliter la mission de son salarié, à travers des dispositions bien précises.

Qu'est-ce qu’un déplacement professionnel ?

Le déplacement professionnel s’entend de tout déplacement effectué dans le cadre professionnel qu'il soit individuel ou de groupe. Le déplacement peut s’effectuer sur le territoire national ou hors des limites de celui-ci. Selon la durée de la mission, la loi fait une distinction de terminologies. Quand le déplacement ne dépasse pas les 24 heures, on parle de déplacement professionnel. Mais quand la mobilité professionnelle est au-delà de cette durée, le terme « voyage d’affaires » est plus approprié. Le déplacement du salarié est à la charge de l’employeur.

Le droit à l’information

Le salarié doit être mis au courant de l’éventualité des déplacements professionnels lors de la signature de son contrat de travail. Cette obligation légale n’est valable que si le poste du salarié ne nécessite pas a priori de voyages d’affaires. Au-delà de cette clause, la loi impose à l’employeur de prendre des mesures de sécurité et de commodités vis-à-vis de son employé : 

  • Les articles 221-6, 222-19 ou 222-20 du Code pénal, la responsabilité pénale de l’employeur est engagée lorsque par négligence ou par imprudence, l’intégrité physique de ses salariés est atteinte ;
  • L’article L. 4121-1, alinéa 1 du Code du travail renforce l’arsenal juridique encadrant le déplacement salarié. L’arrêt « Karatchi » consacre d’ailleurs cette responsabilité de l’employeur. Il doit donc mettre en oeuvre tous les moyens de prévention à sa disposition ; 
  • La directive européenne 91/53 apporte une nuance à ce déplacement professionnel du fait de l’employeur. En effet, les formalités d’information en cas de déplacement du salarié ne sont exigées que si le déplacement est supérieur à un mois.

Le droit au remboursement

Selon la jurisprudence de l'arrêt « cass. soc. 10 nov. 2004, no 02-41.881 », le remboursement des frais liés au transport, à l’hébergement ou aux repas, en cas de mobilité professionnelle, est obligatoire. La prise en charge des frais se fait en fonction de l’accord d’entreprise. En principe, il ne devrait pas y avoir de discrimination dans le remboursement de cette indemnité.

Cependant, un accord d’entreprise peut proposer une distinction entre les salariés VRP et ceux des autres catégories. Le salarié doit transmettre une note de frais avant de se faire rembourser dans la limite de ce qui a été prévu. Certaines banques proposent un système de gestion de frais pour les déplacements salariés. Ce service en ligne est disponible à partir d’un compte professionnel.

Autre option utilisée par de nombreuses entreprises : les cartes de paiement professionnelles. Via ces cartes les employés effectuent leurs dépenses pros sans avoir à effectuer d'avance de trésorerie. Ils doivent bien évidemment transmettre leurs justificatifs de paiement. Ces cartes simplifient les déplacements des employés tout en permettant à l'employeur d'avoir une vue en temps réel sur les dépenses effectuées.

Un moyen de transport et un contrôle adaptés

Dans le cadre du déplacement professionnel obligation de l’employeur, il est à noter que l’entreprise se doit de garantir un transport confortable au salarié. Il lui revient évidemment de définir le moyen à emprunter par le salarié, car c’est elle qui supporte les frais de transport. Toutefois, ce choix doit être adapté à l’état de santé du salarié. Un retard d’arrivée justifié par le salarié ne peut être sanctionné. Si par exemple l’employeur prévoit un voyage en seconde classe, le salarié peut choisir de se déplacer en première classe.

L’employeur ne rembourse que les frais de transport en conformité avec l’accord d’entreprise. Le surplus sera supporté par le salarié lui-même. Par ailleurs, le Code du travail impose un contrôle systématique du salarié par l’entreprise. Mais la jurisprudence permet une exception dans le cas des visiteurs médicaux et des commerciaux. Dans le secteur du transport routier, l’employeur doit équiper les véhicules de chronotachygraphes. Ces appareils électroniques permettent de déterminer le temps d’activité du salarié.

Une prise en charge en cas d’accident de travail

Dans le cas de la prise en charge en cas d’accident de trajet domicile travail, la loi ne fait pas grande différence entre un salarié en déplacement et un salarié sédentaire. Si l’accident se produit sur le trajet entre son lieu de résidence principale et son lieu de travail, ce sera considéré comme un accident de travail. De la même façon, entre le lieu de travail et le restaurant c'est également considéré comme un accident du travail. Dans ce cas, dès qu’il est informé, l’employeur doit procéder à une déclaration auprès de la caisse d’assurance du salarié.

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