Le 13 février 2020 par Qonto

Les déplacements professionnels

Les déplacements professionnels sont indispensables dans le fonctionnement des activités d’une entreprise. Si un déplacement est imposé par le travail, il est compliqué de savoir si la responsabilité relève de l’employé ou si elle est celle de l’employeur.

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Les déplacements professionnels sont indispensables dans le fonctionnement des activités d’une entreprise. Si un déplacement est imposé par le travail, il est compliqué de savoir si la responsabilité relève de l’employé ou si elle est celle de l’employeur. Pour faire la part des choses, cet article se propose de vous expliquer tout sur les déplacements professionnels. Découvrez quels déplacements entrent dans cette catégorie, les possibilités de remboursement, les justificatifs à fournir, les solutions pour gérer ces déplacements.

 

Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel et que comprend-il ?

Le déplacement professionnel peut être considéré comme un déplacement qui répond aux multiples besoins de l’entreprise. Il peut faire partie prenante du travail quotidien d’un collaborateur ou être expressément demandé par les responsables de l’entreprise de manière ponctuelle. De ce fait, il n’inclut pas les différents déplacements effectués de votre domicile à l’entreprise. Un déplacement professionnel comprend ainsi selon les professions :

  • Déplacement d’un chantier ou d’un établissement à un autre ;
  • Visite d'un client ;
  • Déplacement en vue d’une réunion, d’un stage, d’un salon ou d’un séminaire jugé nécessaire par votre entreprise ;
  • Déplacement pour récupération d’une marchandise ou d’un matériel, etc.

Vous devez également savoir que pour ce type de déplacement, votre employeur n’a aucunement le droit de vous imposer l’utilisation de votre véhicule personnel. Mais dans le cas où il n’y a aucun autre moyen de déplacement, il peut solliciter votre aide, dans ce cas, libre à vous d’accepter ou non.

Quelles sont les obligations des entreprises pour les déplacements professionnels

Avant toute chose, il faut savoir que l’entreprise ou l’employeur n’est pas dans l’obligation de préciser les déplacements professionnels lors d’un entretien d’embauche. Cependant, si le salarié est amené à effectuer son travail dans différents lieux de manière récurrente, l’employeur doit l’en aviser. Mais pour des déplacements ponctuels, l’employeur n’est pas tenu de l’indiquer aux salariés par avance. En effet, le déplacement professionnel peut être annoncé au salarié dans un délai court avant qu’il soit réalisé. De son côté, l’employé n’est pas en droit de refuser le déplacement professionnel sauf pour des cas exceptionnels qui sont fortement encadrés.

De même, il est important de savoir que les différents trajets et voyages professionnels sont soumis à différentes obligations pour l’employeur. Entre autres, l’une des obligations les plus importantes est la prise en charge financière de l’employé et la mise à disposition de moyen de déplacement. Le salarié est en droit d’obtenir un dédommagement financier pour les dépenses rencontrées au cours de son voyage d’affaires. Pour cela, il existe différents cas de figure pour la prise en charge financière.

Quels sont les modes de transport et à qui le choix ?

Pour un déplacement professionnel, il existe différents moyens pour vous rendre au lieu indiqué. Le choix devra ainsi se faire entre une voiture personnelle, un transport en commun, un véhicule personnel, le train ou même un avion. En effet, l’entreprise est libre de choisir le mode de transport de son salarié. Cependant, avant que la décision finale soit prise, il est primordial de s’assurer que le moyen de déplacement soit adapté à l’état de santé de l’employé. Ainsi, il est fait appel aux compétences d’un médecin pour déterminer si le salarié est oui ou non apte à effectuer les trajets qui incombent à son poste et surtout par quels moyens.

Toutefois, il est important pour les employeurs de savoir qu’il n’est pas possible de faire usage du véhicule personnel du salarié pour le travail sauf si ce dernier donne son accord. De même, les différentes clauses du contrat et les accords collectifs signés au préalable vont nettement influencer les modes de transport choisi pour les déplacements professionnels.

Qui se charge de l’achat des titres de transport ?

Lorsque le choix du mode de transport est fait pour le déplacement professionnel, il est normal de se demander qui se chargera de l’achat des titres. Il est nécessaire de savoir que tout est possible. L’employeur peut se procurer lesdits titres de transport. Cependant, il peut aussi décider de laisser le soin au salarié de le faire. Certains privilégient la première solution arguant qu'elle est économiquement plus avantageuse (choix du prix des billets, pas de procédure de remboursement par la suite).

Cependant rares sont les employeurs qui ont le temps de réserver les titres de transports de leurs salariés. Pour simplifier cela, Qonto propose des cartes affaires. Avec ces cartes, les employés peuvent effectuer leurs paiements pros sans avancer d'argent. Les managers et employeurs voient en temps réels les dépenses effectuées, peuvent modifier le plafond des cartes ou encore vérifier que les justificatifs de paiement aient bien été transférés. Grâce à ces cartes, il n'y a plus de procédure de remboursement à effectuer mais les employeurs gardent le contrôle des dépenses.

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Quelles sont les consignes que peut donner l’employeur ?

Au moment d’envoyer un salarié en déplacement, il est important de veiller à lui donner des consignes claires, précises et accessibles. Ainsi, quelle que soit la forme choisie, les informations à transmettre doivent être complètes et comporter un certain nombre de mentions. Il s’agit entre autres de la désignation des modes de transport, de celui qui se charge des billets et auprès de quel organisme. Il est également nécessaire de mentionner les tarifs de remboursement ainsi que les justificatifs à produire. Lorsqu’il s’agit des déplacements en voiture, une note particulière est requise.

Déplacement professionnel avec voiture professionnelle de l’employé

La notion de déplacement professionnel fait appel au payement de différents frais qui doivent être remboursés par l’employeur. Ceux-ci incluent entre autres le transport, l’hébergement, les repas, etc.

Pour cela, l’employeur peut décider de limiter le montant des dépenses au transport en seconde classe lorsque c’est un déplacement en avion ou train. De même, une enveloppe repas limitée ainsi qu’un hôtel basique peuvent être mis à la disposition du salarié. Mais, si l’employé est dans l’incapacité de respecter ces consignes, il peut prouver qu’il n’avait pas le choix et ainsi se faire rembourser les frais extras. Dans tous les cas, le choix du mode de remboursement est à la charge de l’employeur. Il faut toutefois veiller à ce qu’il n’y ait aucune différence de traitement entre les différents salariés d’une entreprise. Dans le cas où une quelconque modification intervient dans le mode de remboursement, l’employeur a l’obligation de s’assurer qu’il n’y aura aucune conséquence sur les dispositions contractuelles.

Quels sont les justificatifs à fournir pour une indemnisation ?

Lors des déplacements professionnels, les salariés peuvent prétendre à un remboursement des frais engagés sous certaines conditions. Si leur remboursement est fait selon les frais réels, cela signifie qu’ils doivent d’abord être avancés par les salariés. Par la suite, ceux-ci sont dans l’obligation de fournir à l’employeur un certain nombre de justificatifs des dépenses engagés pour espérer se faire rembourser. Cela revient parfois à faire le tri dans les reçus, les rentrer dans un tableau Excel, devoir les imprimer et les agrafer pour les transmettre au manager. Cependant, vu que ce processus est lourd et risqué au cas où l’employé perd un des justificatifs, il est judicieux d’utiliser d’autres solutions. N’hésitez pas à vous servir d’une carte business créditée en fonction des besoins de chaque salarié pour son déplacement.

De même, l’employeur pourra rembourser les frais de déplacement sous la forme d’une indemnisation forfaitaire. Ainsi, le salarié se fera rembourser avec des primes régulières et le calcul du forfait est fait en amont, ce qui suppose qu’il ne dépend pas forcément des dépenses réelles. Enfin, une déduction forfaitaire spécifique peut être appliquée pour des domaines bien spécifiques. C’est le cas des artistes, des représentants de commerce ou même des ouvriers de bâtiment. Dans tous les cas, l’employé pour obtenir un remboursement des frais doit tout prix garder précieusement les justificatifs en sa possession. 

Que peut exiger le personnel en matière de sécurité ?

Les salariés n’ont pas que des obligations en ce qui concerne les déplacements professionnels, ils ont également des droits que doivent respecter les employeurs. De ce fait, l’entreprise a l’obligation d’évaluer les risques liés aux transports et de les inscrire dans un document unique. Des mesures doivent également être prises dans le but de limiter au mieux les risques. Pour les salariés itinérants, un suivi médical est nécessaire comparativement aux sédentaires. L’employeur est tenu de tout mettre en œuvre pour s’assurer que la sécurité de chaque salarié en déplacement professionnel est en sécurité.

Comment gérer les dépenses de ses salariés ?

Les cartes affaires (encore appelées cartes business) permettent de gérer les dépenses de ses employés. Avec ces cartes, les employés n'ont plus besoin de faire d'avances sur leurs économies personnelles ni de perdre du temps à remplir des demandes de remboursement. L'ensemble des dépenses de déplacement (transport, repas, coût du séminaire, logement, ...) peuvent être effectuées via ces cartes. Faites gagnez vos salariés en autonomie !

Avec Qonto, vous pouvez commander des cartes affaires pour vos employés, en fixer les plafonds de paiement et les modifier quand vous le souhaitez. Grâce à cela, attribuez un budget à vos employés qu'ils seront dans l'impossibilité de dépasser. Visualisez en temps réel l'état des dépenses et les justificatifs de paiement attachés aux transactions.

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