Le 12 février 2020 par Qonto

Comment facturer les frais de déplacement à un client ?

Alors, comment procéder pour ne pas être désagréablement surpris ? Nous vous proposons dès à présent le processus à suivre pour facturer des frais de déplacement à vos clients.

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Être professionnel demande que l’on offre des prestations de service. Les prestations peuvent se faire au sein d’une société, tout comme les clients peuvent vous solliciter dans leurs maisons, sur des chantiers. En cas d’intervention dans un lieu autre que celui de votre travail, des frais de déplacement interviendront.

On appelle frais de déplacement, l’ensemble des dépenses effectuées par le salarié lorsque l’exercice de son activité professionnelle l’oblige à faire des déplacements. Il s’agit des dépenses afférentes au transport kilométrique, billets de transport, taxis, parkings, frais de carburants et parfois même des frais relatifs à l’hébergement et à la restauration au cours des déplacements. La facturation des frais de déplacement est non négligeable, la prise en compte s’avère indispensable.

Alors, comment procéder pour ne pas être désagréablement surpris ? Nous vous proposons dès à présent le processus à suivre pour facturer des frais de déplacement à vos clients. Tout d’abord, voyons comment calculer les frais de déplacement.

Comment calculer les frais de déplacement ?

Généralement, les frais de déplacement sont imposables, parce que les déplacements effectués pendant les heures de travail et pour servir un but professionnel sont considérées comme des dépenses professionnelles et non des dépenses personnelles. Ceci dit, il est possible de les facturer au client.

Lorsque vous êtes sollicité pour faire des déplacements, vous êtes appelé à utiliser un moyen de transport. Si vous devez acheter un billet d'avion, de train ou un titre de transport, ce coût sera considéré comme une dépense de déplacement. Si vous utilisez votre véhicule, vous effectuerez des dépenses kilométriques. Pour en calculer le coût, plusieurs paramètres doivent être pris en compte.

Connaissance des barèmes définis par la loi 

Le barème présenté chaque année par l'administration fiscale inclut permet de couvrir plusieurs frais : le carburant dépensé, l’assurance, l’usure du véhicule personnel. En 2020 le barème fiscal est plafonné a 7CV donc pour connaitre le montant à facturer pour vos frais de déplacement, vous regardez la puissance fiscale de votre voiture sur votre carte grise ensuite vous vous reportez à la ligne du barème correspondant à vos chevaux fiscaux et vous multiplier par le nombre de kilomètres à parcourir de l’entreprise au chantier.

bareme

Prise en compte du péage

Dans le cas où le chemin que vous parcourez comprend des barrières à péage, il est important que vous ajoutiez ces dépenses dans la facturation de vos clients. En effet, ces frais secondaires ne sont pas compris dans le barème fixé par la loi donc n’oubliez pas de disposer d’un reçu de péage comme preuve.

Toutefois, il ne faut pas manquer de prévenir le client qu’il devra prendre en charge des frais de déplacement. À cet effet, des outils existent pour vous aider à calculer les distances à parcourir afin de faire des devis réalistes.

Outils pour connaitre le trajet

Pour connaitre la distance à parcourir entre votre entreprise et le lieu d’intervention, servez-vous juste des outils comme :

  • Google Maps ;
  • OsmAnd ;
  • Maps Me ;
  • Michelin.

Ils indiquent votre itinéraire suivi du nombre de kilomètres sur lequel vous allez baser votre calcul. Il suffit pour vous d’indiquer votre lieu de départ et votre destination sur la carte que mettent à disposition ces outils.

Conservation des justificatifs

Ici, il s’agit de disposer d’un dossier répertoriant l'ensemble des justificatifs des dépenses de déplacement. Si vous ne pouvez pas prouver les dépenses que vous avez faites, vous ne pourrez pas en demander le remboursement.

Pour faciliter cette gestion vous pouvez passer par des logiciels. Par exemple, le compte professionnel Qonto vous permet de prendre en photo vos justificatifs de paiement et de les lier à chaque transaction correspondante. Grâce à cela vous visualisez en temps réel les justificatifs manquants.

Frais de déplacement et TVA

À ce niveau, il y a une méthode de calcul des frais de déplacement qui intervient, la méthode forfait. Elle consiste à calculer les frais de déplacement fixes par client et par chantier, quels que soient le devis et l’instance qui vous sépare du client. Si vous êtes soumis à la TVA par cette méthode, un taux de 20 % doit être appliqué aux déplacements que vous facturez.

Il faut savoir que la TVA ne s’applique pas sur les facturations des frais de déplacement des autos entrepreneur. Elle constitue les frais professionnels non applicables au régime de micro entreprise. Pourquoi ? Parce que les micro-entrepreneurs bénéficient d'un régime d'exception. Ils ne sont pas soumis à la TVA, ils ne peuvent donc pas la récupérer.

Pour finir, il est nécessaire que votre entreprise intègre la facturation des frais de déplacement dans le contrat du client. De plus, vous êtes libre, de décider de ces frais ainsi que des montants forfaitaires pour la refacturation des frais de déplacement qui s’ajouteront à vos honoraires. La fixation des frais de déplacement englobant les dépenses engagées n’est pas régie par les règles légales. Le plus important est que vous regardiez les usages de la profession et restiez dans les tranches de tarif pratiqué par vos confrères, car une exagération pourrait vous faire perdre un contrat.

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