Le 13 février 2020 par Qonto

Frais de déplacement URSSAF

Découvrez dans cet article, tout ce qu’il y a à savoir sur les frais de déplacement et leurs liens avec l'URSSAF.

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La gestion des frais de déplacement professionnels par les entreprises n’est pas une chose aisée. Elle nécessite beaucoup de rigueur sans laquelle, l’entreprise est frappée par les conséquences lourdes qui en découlent. Découvrez dans cet article, tout ce qu’il y a à savoir sur les frais de déplacement et leurs liens avec l'URSSAF.

Clarification de quelques concepts : frais professionnels, frais de déplacement et Urssaf

Les frais professionnels sont les dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son travail. Au nombre des dépenses considérées comme frais professionnels, il y a par exemple les frais de déplacement. Il y a aussi les dépenses relatives à un déménagement de sa résidence habituelle vers un territoire d’outre-mer, etc.

Les frais de déplacement sont donc des dépenses réelles relatives aux déplacements effectués par le salarié dans le cadre de l’exercice de sa fonction. Il prend en compte les dépenses effectuées avec le véhicule personnel du salarié dans le compte de l’entreprise, on parle dans ce cas, de frais kilométriques.

Quant à l’URSSAF (Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales), elle est un organisme qui accompagne l’administration fiscale dans le but de contrôler les entreprises sur un grand nombre de points, dont la gestion des cotisations, les exonérations ainsi que le contrôle des frais professionnels. L’URSSAF est l’organisme qui réglemente les frais de déplacement sur la base d’un barème URSSAF frais de déplacement.

Comment se fait le remboursement des frais de déplacements ?

Les frais de déplacement sont avancés dans un premier temps par l’employé. Ensuite, ils lui sont remboursés par l’employeur soit aux frais réels ou soit au forfait ou encore sous la forme d’une déduction forfaitaire. En réalité, le remboursement des frais de déplacement suit le barème URSSAF déplacement créé à cet effet.

Toutefois, pour entrer en possession de la totalité de la somme avancée, il est indispensable que le salarié fournisse des justificatifs tels qu’une facture portant les informations sur la date, le lieu, la nature et le montant de la somme en question.

De même, il est important de noter que les frais de déplacement remboursés aux frais réels par l’employeur au salarié sont exonérés de cotisations sociales. Cela n’est pas le cas des indemnités accordées sous forme de frais au forfait.

Comment doivent être gérés les frais de déplacement URSSAF ?

Les frais de déplacement doivent être bien gérés par l’entreprise pour éviter des problèmes avec l’URSSAF. Pour ce faire, elle doit éviter certaines erreurs et opter pour des outils de gestion.

Les erreurs à éviter pour bien gérer les frais de déplacement

Pour bien gérer les frais de déplacement et ne pas avoir de problème avec l’URSSAF, il est primordial d’éviter les erreurs suivantes :

  • la perte de justificatifs ;
  • le dépassement de l’exonération des charges sociales ;
  • le non-respect du barème URSSAF frais de déplacement ;
  • un mode de remboursement inadapté.

Les logiciels de gestion de frais de déplacement

Il existe des logiciels conçus dans le but d’aider les employeurs à faire une meilleure gestion des frais de déplacement. Au nombre de ces outils, on a :

  • IZIKA : c’est un outil qui calcule de façon automatique, les distances ainsi que les dépenses associées à leur parcours. Il prend en compte le barème fiscal URSSAF mis à jour et permet de générer de façon automatique, les écritures comptables.
  • Le N2F : tel un système efficace de gestion, cet outil multifonctionnel simplifie la gestion des notes de frais de déplacement et permet d’éviter le redressement. Il est disponible en version mobile et permet de photographier facilement les factures.
  • Spendesk : ce logiciel offre l’avantage de mettre à la disposition de l’employé, une carte de paiement plafonnée. Il permet le suivi des dépenses liées au déplacement en temps réel et envoie une notification à l’entreprise chaque fois qu’une carte est utilisée.
  • Qonto : ce compte professionnel met à la disposition des employés des cartes de paiement professionnels. Le dirigeant peut fixer un plafond différent pour chaque carte et visualise en temps réel les dépenses effectuées. Aucune immobilisation de trésorerie n'est nécessaire pour alimenter les cartes.

Ces différents logiciels permettent aux entreprises d’éviter les erreurs et de gagner un temps fou dans le processus de la gestion de frais de déplacement.

Quels sont les risques liés à une mauvaise gestion des frais de déplacement URSSAF ?

Une mauvaise gestion des frais de déplacement a pour conséquence directe, des problèmes avec l’URSSAF. En effet, il est inévitable de faire l’objet d’un contrôle de l’URSSAF. Dans une situation de mauvaise gestion des frais de déplacement, l’entreprise peut subir de sanctions, de redressement ou encore subir de suspicion.

Lorsque l'URSSAF effectue un contrôle, il ets préférable de ne pas avoir à fouiller désespérément dans les archives à la recherche de vieux justificatifs ; ou encore, d'avoir à rembourser les dépenses majorées par faute de justificatifs sont autant des situations déplaisantes pour une entreprise.

Au regard de toutes ses informations, il est indispensable d’opter pour une bonne gestion des frais de déplacement URSSAF afin d’être en conformité avec les différents barèmes de ce dernier. L’une des solutions pour réussir la gestion des frais de déplacement URSSAF, c’est d’utiliser à fond les logiciels spécialisés dans cette gestion.

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