Le 07 février 2020 par Qonto

Comment calculer l'indemnité kilométrique ?

Découvrez les conditions à remplir pour être remboursé, le calcul des indemnités kilométriques ainsi que les logiciels dédiés à ce calcul.

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Il arrive très fréquemment de voir les salariés d’une entreprise se servir de leur propre véhicule pour effectuer des déplacements professionnels. Ces déplacements pros engagent bien évidemment des frais qui doivent être pris en charge par l’entreprise. Mais puisque le remboursement desdits frais n’est pas automatique, il existe un barème qui facilite la tâche. Découvrez les conditions pour être remboursé, le calcul des indemnités kilométriques ainsi que les logiciels dédiés à ce calcul.

L’indemnité kilométrique : de quoi s’agit-il ?

L’indemnité kilométrique est le montant que vous retourne l'employeur lorsque vous utilisez votre véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels (formation ponctuelle, séminaire, déplacement quelconque, etc.). L’indemnité kilométrique vient donc dédommager le salarié des frais d’utilisation de son véhicule personnel que sont : l’usure, les dépenses de carburant, les primes d’assurances et les frais d’entretien, dans l’exercice de ses activités professionnelles. Le véhicule en question peut être une voiture ou un deux roues (scooter, cm3...).

Par contre, ce remboursement ne compte pas pour les déplacements faits en train, en avion ou en taxi. Généralement, l’entreprise rembourse ces notes de frais sur présentation d’un simple justificatif comme le billet d’avion par exemple.

C’est l’administration fiscale qui fixe le barème de remboursement des indemnités kilométriques, et ce barème indemnité kilométrique évolue très rapidement. Il est basé sur des indicateurs comme : le carburant, l’assurance annuelle du véhicule, les couts liés à l’usure générale, à l’achat de pneus neufs, à l’entretien et au nettoyage du véhicule.

Les frais de péage et de parking peuvent également être remboursés en cas de justification (présentation de factures/tickets), contrairement aux déplacements liés au trajet domicile travail. De plus, lorsqu’elles sont conformes au barème fiscal, les indemnités kilométriques sont à la fois exonérées de cotisations de charges patronales et salariales et non soumises à l’impôt sur le revenu. Il s’agit là d’un avantage fiscal offert par l’administration aux salariés sans distinction aucune dans les différentes grilles salariales.

Quelles sont les conditions de remboursement des indemnités kilométriques ?

Il est important avant tout de s’assurer que l’entreprise qui vous emploie procède réellement au remboursement des indemnités kilométriques. Si vous en êtes à vos débuts dans l’entreprise, vous devez vous renseigner à travers votre contrat de travail, les conventions collectives applicables ou en posant des questions à vos supérieurs sur les habitudes de votre employeur quant au remboursement des indemnités kilométriques. Mais normalement, ce dernier devrait prévoir et mettre en place avec vous les conditions de votre déplacement.

Comme pour les notes de frais, le remboursement des indemnités kilométriques est subordonné à la présentation obligatoire d’un certain justificatif de frais par rapport à l’utilisation du véhicule. Ce justificatif doit nécessairement comporter les éléments suivants :

  • Le motif professionnel, objet du déplacement ;
  • La date du déplacement ;
  • La distance parcourue en kilomètres ;
  • La puissance fiscale du véhicule.

Tous les salariés de l’entreprise sans distinction aucune doivent pouvoir bénéficier du remboursement des indemnités kilométriques à partir du moment où ils y ont droit. Aussi, le salarié qui désire percevoir le forfait kilométrique doit être le propriétaire du véhicule concerné, ceci doit être mentionné sur la carte grise. Néanmoins, en cas de covoiturage entre collègues jouissant des mêmes indemnités kilométriques, ces dernières ne sont pas cumulables.

Comment utiliser le barème kilométrique pour calculer la distance ?

Le barème kilométrique est l’ensemble des données publiées par l’administration fiscale et utilisées pour calculer le montant des indemnités kilométriques. C’est un barème non négociable qui varie en fonction du nombre de chevaux du véhicule, du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance fiscale. Cette dernière est plafonnée à 7 CV. Ceci implique que même si vous utilisez votre véhicule dont la puissance va au-delà de ce plafond, votre remboursement des frais ne tiendra compte que de 7 CV. Le barème kilométrique tient compte également des dépenses suivantes :

  • L’assurance ;
  • La dépréciation du véhicule ;
  • Le carburant ;
  • Les frais de réparation et d’entretien ;
  • Les dépenses de pneumatiques et les primes d’assurances.

Soit d la distance parcourue par le véhicule en une année.

bareme kilometrique

Les indemnités kilométriques ne peuvent pas être soumises à une récupération de la TVA puisqu’elles ne sont pas assujetties à celle-ci. Selon l’article 3245-1 du Code du travail, le salarié a trois années pour fournir des justificatifs et se faire rembourser les frais engagés dans l’exercice de son travail. Cependant, l’employeur est autorisé à fixer un délai de production des justificatifs. Il peut ainsi ne pas rembourser les dépenses qui lui seront présentés après ce délai.

Quels sont les logiciels utilisés pour le calcul des indemnités ?

S’il est vrai que le remboursement des frais doit se faire, il n’est pas toujours évident pour employeur et collaborateurs de calculer avec justesse et aisance les montants dus. Pour faciliter cette tâche, il existe aujourd’hui des outils de gestion qui calculent avec précision la distance parcourue par le véhicule à l’aide du GPS intégré dans une application mobile de gestion de notes de frais. Ceci a l’avantage de faire gagner un temps précieux, car le système l’intègre automatiquement dans la note de frais et peut calculer l’indemnité correspondante.

Ces outils amoindrissent aussi le risque d’erreurs et garantissent ainsi une plus grande conformité aux règles internes. On distingue par exemple :

  • IK générator : c’est une application mobile qui permet de calculer automatiquement les distances et les indemnités kilométriques à partir d’une seule adresse, l’adresse de départ. Le calcul des indemnités kilométriques se fait en fait à partir du carnet d’adresses de l’utilisateur qui pourra le renseigner intégralement. Des tableaux de bord sont générés pour permettre une visualisation et un classement des destinations.
  • IK Manager : Il s’agit d’une application qui propose une saisie des indemnités kilométriques en deux clics. Le calcul des indemnités kilométriques s’opère de façon automatique dès l’instant où l’utilisateur enregistre les dates, le lieu de départ et d’arrivée, le type de véhicule, etc. Cette application qui est équipée d’un système d’alerte pour éviter ou limiter les oublis se base sur les trajets pour permettre le calcul des indemnités kilométriques en mémorisant les informations.
  • IZIKA : c’est un logiciel très performant qui permet de calculer de façon automatique et de deux manières (en étoile ou en tournée) les indemnités kilométriques à partir de l’agenda. L’application se sert de la synchronisation des agendas pour le calcul des indemnités kilométriques, en incluant tous les déplacements professionnels. Izika fonctionne donc avec un nombre limité d’agendas qui sont Google agenda, iCloud, Outlook et Exchange.

Quels logiciels utiliser pour gérer ses frais professionnels ?

En plus des logiciels cités précédemment, il est possible d'équiper son entreprise de logiciels de gestion de notes de frais. Qonto vous permet notamment de proposer des cartes de paiement professionnels à vos employés. Vous en fixez librement le plafond, le modifiez quand vous le souhaitez et gardez une vue sur les dépenses pros de vos employés.

De plus Qonto permet de joindre à chaque transaction la photo du justificatif de paiement qui y est lié. Avec Qonto, gagnez du temps sur les tâches administratives et concentrez-vous sur l'essentiel !

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