Le 07 février 2020 par Qonto

Modèle note de frais kilométrique, quelles contraintes ?

Aujourd’hui, si vous utilisez votre véhicule personnel pour faire une activité professionnelle, vous bénéficierez d’une indemnité kilométrique.

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Dans le cadre de l’exécution de votre activité professionnelle, vous êtes souvent amené à vous déplacer avec votre moyen de déplacement sur un certain nombre de kilomètres. Cependant, les revenus que vous gagnez pour votre activité ne prennent généralement pas en compte ces frais de déplacement.

Aujourd’hui, si vous utilisez votre véhicule personnel pour faire une activité professionnelle, vous bénéficierez d’une indemnité kilométrique. De quoi s’agit-il concrètement et comment pouvez-vous faire rembourser ? Aussi, comment les entreprises doivent-elles élaborer leur modèle note de frais kilométriques pour qu’il soit valide ? Découvrez tout dans cet article.

Frais kilométriques, que peut-on retenir ?

Le frais kilométrique est une indemnité qui va couvrir les frais d’utilisation d’un véhicule à des fins professionnelles. Il s’agit encore là d’un frais de déplacement qui prend en compte les dépenses que vous effectuez sur votre véhicule dans un cadre professionnel. Cela dit, il va considérer le kilomètre parcouru uniquement du lieu de travail à votre domicile. Au nombre des frais pris en compte, vous avez la carburation pour votre véhicule, son nettoyage.

En outre, ces frais de déplacement prennent en compte l’assurance annuelle du véhicule et l’achat de nouveaux pneus. Par ailleurs, il faut noter qu’à l’heure de la promotion de l’écologie le gouvernement étend le remboursement de ces frais kilométriques aux déplacements à vélo et en covoiturage. Il faut noter que le remboursement des frais est un barème défini par l’administration fiscale.

Comment se faire rembourser les frais kilométriques ?

Pour vous faire rembourser les frais de déplacement, vous devez remplir un certain nombre de conditions. Vous devez alors fournir des justificatifs concernant :

  • l’objet du déplacement ;
  • la date ;
  • la destination ;
  • le kilomètre parcouru ;
  • la puissance fiscale du véhicule.

L'indemnité peut être attribuée à tout employé travaillant dans l’entreprise. Ainsi, le dirigeant peut également en bénéficier. Par ailleurs, le véhicule doit être un véhicule personnel et non pour l’entreprise. Aussi, vous pouvez bénéficier de ces frais de déplacement si votre zone n’est pas bien desservie et que vous êtes obligé de faire le trajet domicile-entreprise avec votre véhicule personnel. Dès lors, vous devez opter pour le trajet le plus court pour venir à l’entreprise. En ce qui concerne le covoiturage, vous ne devez pas transporter d’autres collègues qui bénéficient déjà de ladite indemnité.

Comment réussir sa note de frais ?

Ici, il faut signaler qu’il n’y a pas un modèle standard à faire, mais vous devez respecter certaines conditions. La note de frais est un poste de dépense à l’exemple de note de frais kilométrique que surveillent attentivement l’administration fiscale et l’Urssaf. Vous devez alors concevoir un modèle qui respecte bien les normes exigées.

Ainsi, votre note de frais doit alors présenter des frais qui sont bien proportionnels aux déplacements professionnels afin de paraître crédible aux yeux de l’Urssaf. Aussi, toute dépense allant dans l’intérêt de l’entreprise est considérée, mais doit être justifiée. En outre, votre note de frais doit être suivie de justificatifs concernant chacune des dépenses effectuées.

L’optimisation de la note de frais

Afin de ne pas perdre tout votre temps à concevoir une note de frais, vous devez savoir faire la gestion des notes. À cet effet, vous devez fixer le seuil de montant que le collaborateur ne devra pas dépasser au risque de ne pas se faire rembourser. Ainsi, les abus seront moindres. Vous devez aussi aller à la chasse des fausses notes de frais en mettant en place un système pour les traquer.

Dans ce même objectif, penser à établir une procédure stricte afin de mieux contrôler le remboursement des frais. N’oubliez pas non plus de communiquer sur ladite procédure. Par ailleurs, pour bien faire la gestion des notes, exigez un délai pour que l’on vous transmette les justificatifs et faites centraliser les justificatifs. Pour ce faire, vous pouvez créer un mail où tous les documents seront convoyés. Ce faisant, vous assurerez une gestion des notes de frais efficace.

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