Le 13 février 2020 par Qonto

Le remboursement des frais de déplacement par l'employeur

Faisant partie intégrante des frais professionnels, les frais de déplacement sont des dépenses professionnelles à la charge de l’employeur.

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Faisant partie intégrante des frais professionnels, les frais de déplacement sont des dépenses professionnelles à la charge de l’employeur. Pour en bénéficier, le salarié ou le dirigeant doit respecter certaines conditions importantes qui garantissent le remboursement de ces frais. Le calcul de ces indemnités de déplacement se fait à l’aide de différents outils qui permettent de rendre plus aisés les remboursements. Découvrons dans la suite de cet article une présentation plus approfondie du remboursement des frais de déplacement.

Frais de déplacement : Présentation

Les frais de déplacement, encore nommés les frais kilométriques, représentent l’ensemble des dépenses engagées au cours des déplacements professionnels par un salarié. Cette rubrique qui ne concerne pas le trajet domicile et lieu de travail prend en compte tous les frais qui ont été engagés lors d’un déplacement tels que les frais de transport, les frais d’hébergement, les frais de repas ainsi que toutes les dépenses professionnelles engagées.

De plus, cette rubrique prend en compte les cas de déménagement dans un nouveau logement pour raison professionnelle, pour lesquels l’employé doit bénéficier de prime de transport. On distingue deux types de déplacement possible pour le salarié à savoir : le déplacement avec un véhicule personnel pour raisons professionnelles ou le déplacement à l’aide de moyens de transport en commun. Ainsi, le remboursement de ces frais, qui est une obligation légale pour l’employeur, ne peut faire l’objet d’une déduction du salaire.

Quelles sont les conditions à remplir pour bénéficier de frais remboursés par l'employeur ?

Afin de bénéficier de frais de remboursement, le salarié doit justifier clairement que ses déplacements ont été effectués dans l’intérêt de l’entreprise. Il doit par ailleurs fournir les informations et preuves sur la date de ses déplacements, les lieux où il s’est rendu et les kilomètres effectués. De plus, pour bénéficier de ces indemnités, le véhicule utilisé ne doit pas être la propriété de l’entreprise.

Quels sont les outils qui facilitent le calcul du remboursement des frais de déplacement ?

Dans le but de rendre le calcul des frais à rembourser plus aisé, l’employeur utilise le barème kilométrique dans le cas où l’employé fait usage de son véhicule personnel. Mis à disposition de façon annuelle par l’urssaf, ce barème kilométrique est calculé en fonction du nombre de chevaux du véhicule ainsi que des kilomètres effectués. Ce barème prend en compte aussi les frais d’entretien engagés, des frais de réparation ainsi que du carburant acheté et de la prime d’assurances.

De plus, sous réserve de la présentation de justificatifs, les frais en lien avec les péages ou le stationnement peuvent être remboursés. Il est à noter que pour les déplacements en véhicule personnel, le nombre de chevaux de celui-ci doit être inférieur à 7. Hormis ce cas, le salarié peut faire usage des transports en commun tels que l’avion, le train ou autres moyens dans le cadre de missions professionnelles. Dans ce cas, l’outil utilisé pour le calcul des indemnités repose sur des éléments de preuve tels que des reçus ou factures fournis par le salarié.

Comment l’employeur procède pour le remboursement des frais de déplacement ?

Selon le Code du travail, tout déplacement effectué pour le compte de l’entreprise doit être remboursé par l’employeur. Celui-ci dispose de deux modalités de remboursement de ces frais à savoir :

  • le remboursement des frais sur la base des dépenses réelles effectuées ;
  • l’indemnisation des frais sous la forme d’un versement d’allocations forfaitaires.

Le remboursement des frais sur la base des dépenses réelles effectuées

Suivant cette méthode, l’employeur rembourse de façon intégrale les dépenses engagées en effectuant une déduction des frais réels. Pour cela, selon la procédure mise en place par l’urssaf, il est nécessaire que le salarié présente des justificatifs originaux prouvant les frais qu’il aurait avancés lors de déplacements professionnels.

Ainsi, l’employé est tenu de fournir dans un délai imparti une note de frais regroupant toutes ses dépenses, à laquelle il annexe les justificatifs. Cependant, le non-respect par le salarié des délais impartis peut être cause de non-remboursement des frais de déplacements. Cette méthode s’applique généralement pour les présidents de société anonyme, pour les dirigeants qui font partie du régime social des non-salariés.


L’indemnisation des frais sous la forme d’un versement d’allocations forfaitaires

Par rapport à cette méthode, l’employeur effectue le remboursement en versant des indemnités forfaitaires qui correspondent aux frais engagés. Pour cela, il doit procéder à un accord contractuel avec le salarié afin de retenir le montant de l’indemnité qui doit couvrir tous les frais engagés. De plus, l’employeur doit tenir compte des barèmes fixés par l’administration fiscale afin de fixer le montant. Cette méthode d’allocation ne nécessite pas que le salarié fournisse des justificatifs.

Qu’en est-il des frais de trajet domicile et lieu de travail ?

Ce type de déplacement ne fait pas partie des frais de déplacement, mais il est plutôt inclus dans la rubrique des frais de trajet entre le domicile et l’entreprise. Ces frais sont remboursés partiellement par l’employeur sous certaines conditions. En effet, le salarié bénéficie d’une indemnité pour frais de trajet dans les cas de :

  • Utilisation des transports communs : par la souscription à un abonnement régulier ;
  • Utilisation du service public de location de vélo : pour un abonnement régulier au service de vélo ;
  • Une grande distance qu’il ne peut effectuer à pied.

Ainsi, l’employeur se doit de rembourser à hauteur de 50 % les frais de déplacements domicile-boulot. Ce remboursement concerne uniquement les abonnements à des compagnies de transports en commun.

Les remboursements des indemnités de déplacements sont parfois source de conflits entre salariés et employeurs, engendrant dans certains cas des refus de déplacement en l’absence de frais de missions mis à disposition par la structure. Ainsi, dans le but de permettre une meilleure mobilité professionnelle, les entreprises doivent penser à la mise en place d’un système efficace de traitement des remboursements.

Ce système permettra de rembourser de façon transparente chaque dépense effectuée et permettra d’instaurer une clarté dans la gestion des finances de l’entreprise. Pour sa part, le salarié doit pouvoir effectuer une bonne gestion de ses notes de frais. Ainsi, il peut confier cette gestion à une banque en ligne dans laquelle il ouvrira un compte professionnel.

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Pour accompagner les professionnels dans la gestion des dépenses, Qonto permet à ses clients de créer des cartes affaires. Grâce à ces cartes, les employés d'une même entreprises peuvent effectuer des paiements professionnels, transmettre leurs justificatifs de paiement sans effectuer aucune avance.

Ce processus assure une plus grande fiabilité aux salariés. Ils réduisent le temps passé à effectuer des tâches administratives et sont totalement sereins lorsqu'ils effectuent des dépenses professionnelles. Quant à eux, les employeurs et managers, gardent le contrôle sur les dépenses. Ils sont informés en temps réel dès qu'une dépense est effectuée, ils peuvent modifier le plafond de paiement de chaque carte à leur guise et voient dès qu'une opération n'a aucun justificatif attaché.

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