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Justificatif de note de frais : ce qu'il faut savoir !

Dans l'exercice de ses fonctions, il arrive souvent qu'un employé fasse des dépenses professionnelles (repas, logement ou déplacement) que sa société a l'obligation de prendre en charge. Ce document est appelé la note de frais.

Dans l'exercice de ses fonctions, il arrive souvent qu'un employé fasse des dépenses professionnelles (repas, logement ou déplacement) que sa société a l'obligation de prendre en charge. Mais avant que l'entreprise ne rembourse ses dépenses, le salarié doit présenter un document administratif qui doit témoigner qu'il a réellement effectué ces dépenses dans l'intérêt de son employeur. Ce document est appelé la note de frais. Il est très important pour le remboursement des frais et permet d’éviter un potentiel et redouté redressement en cas de contrôle de l'URSSAF (c'est cet organe qui a la responsabilité de contrôler le contenu des notes de frais).

Les différents types de remboursement de notes de frais

Un employeur a le devoir de rembourser les frais professionnels que son employé a été obligé, dans des circonstances données, de payer. Ne pas le faire se traduirait une mauvaise image de la société et le mettrait dans une position peu sérieuse. Ce remboursement doit être d'ailleurs bien notifié dans les clauses du contrat.

Ainsi, en fonction de la politique de chaque entreprise, le remboursement des frais professionnels peut varier. Il existe en effet deux types de remboursement : l'indemnisation forfaitaire ou le remboursement des frais au réel.
  • L'indemnisation forfaitaire

C'est une forme de remboursement qui ne nécessite plus l'apport de justificatifs de la part de l'employé à son employeur puisqu'il conserve la charge de ses frais professionnels. Toutefois, l'entreprise doit alors lui verser une allocation globale forfaitaire qui est fixée à l'avance selon le barème de l'URSSAF et qui englobe les différents frais de déplacement, de logement et de restauration.
  • Le remboursement des frais au réel

Lorsque c'est ce type de remboursement qui a été prévu dans le contrat de travail, l'entreprise doit obligatoirement assumer la totalité des dépenses engagées par son employé. À part les frais de déplacement, de logement et de restauration, il peut prendre en compte également des indemnités journalières ou des indemnités kilométriques. Ici, le salarié doit fournir un justificatif de note de frais.

Quels sont les critères à respecter pour bénéficier d'un remboursement des notes de frais ?

Afin d’éviter des abus concernant les notes de frais, des conditions à respecter ont été définies et conditionnent le remboursement des frais professionnels :

  • Les frais doivent être effectués à des fins professionnelles et devront être bénéfiques pour la société ;
  • Tous les frais doivent être justifiés, et accompagnés d’un justificatif valable

En effet, la présentation d'une note de frais qui n'est pas accompagnée de justificatifs n'est pas remboursable. Le justificatif de note de frais est l'élément qui garantit la justesse du document aux yeux de l'administration fiscale. N'oubliez pas que l'absence de justificatif peut également avoir des répercussions sur votre entreprise qui peut être confrontée à un redressement URSSAF.

Que faire en cas de justificatif de note de frais perdu ?

Si vous êtes dans un cadre de travail où c'est le mode de remboursement relatif aux frais réels qui est adopté, vous devez être très vigilant afin de ne pas perdre votre justificatif. Cette perte serait synonyme de non-remboursement des dépenses. Néanmoins, il existe des solutions si le justificatif se perdait véritablement. Quand vous le constatez assez tôt, vous pouvez demander un duplicata de votre justificatif. Mais si un long moment s'était déjà écoulé avant le constat, cela devient plus compliqué. Vous êtes alors obligé de rédiger une attestation sur l'honneur. Elle peut-être manuscrite ou dactylographiée. Elle devra renseigner sur votre identité, vos coordonnées, l'exposition des faits suivie de votre signature. 

Mais, avouons-le, c'est un processus assez complexe qui ne vous assure nullement le remboursement. Le mieux serait de ne pas être victime d'une telle situation en suivant ces quelques conseils :

  • Ayez le réflexe de toujours photographier ou de scanner votre justificatif de note de frais avant de le mettre dans votre poche et de continuer votre route ;
  • Utilisez un service permettant de joindre directement votre justificatif à une transaction et de les transmettre à votre responsable financier, tel que Qonto

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